コロナ禍でもできる展示会の代替案

オンラインイベント・展示会開催のやり方

コロナ禍でもできる展示会の代替案

リアルイベント・リアル展示会を行う代替案として「イベントのオンライン化」が挙げられます。展示会の中で展開するコンテンツをそれぞれオンライン上で発信して参加者に情報を伝えたり、参加企業の商談の場を設けたりしましょう。

本来、リアル展示会では参加企業が営業や商談を行うことがメインになります。展示も含め、参加企業の営業手法をそれぞれオンライン化していきましょう。

オンライン展示会

オンライン展示会はリアルの展示会場を使用せず、Web上で行う展示会のことです。バーチャル空間内でのブース配置や、画像や動画を使った商品展示などが行われます。3DCG、VR、インタビュー動画などを利用して訪れた人にわかりやすくPRを行います。

オンラインセミナー

展示会の中の催しの一つとして、ゲストによるセミナーを行うことも多いと思います。オンライン展示会でもリアル展示会と同様に動画の生配信やZoomなどを利用してセミナーを開催することができます。チャットでコメントを受け付けるほか、営業資料の配布、セミナー終了後のアンケートなどもオンラインで行えます。

オンライン商談

展示会の開催期間内に商談相手が決まれば、個別にテキストチャットやビデオチャットに移行することで、商談の場を設けることも可能です。利用するツールによっては商談内容を録音・録画することもできるので、記録が必要な際も便利です

オンライン展示会のデメリット

新型コロナウイルス感染症対策に役立つオンライン展示会ですが、あくまでバーチャルな体験であり、リアル展示会とは別物になってしまうことは事実です。ここでは、オンライン展示会のデメリットをご紹介します。

回線トラブルがある

イベント中に突然映像が止まる、参加者が予想より多くアクセスしたことで回線がパンクするなど、オンライン特有のトラブルの発生が考えられます。主催者側では問題がなくても特定の参加者のみ通信に不具合が出るケースもあります。Zoomや動画配信のテストを行う際はできるだけ本番と同じ時間帯・同じ回線状況で試行しましょう。

機材コストがかかる

既に機材がそろっている場合は問題ありませんが、初めてオンライン展示会を主催する場合はネットワーク環境の整備、動画関係の機材などが新たに必要になるため、レンタル費用などが発生してしまいます。低スペックのPC・スマートフォンが原因で、配信などに支障が出ることもあるので注意しましょう。「Zoom」やイベント管理のプラットフォームを使いこなすスキルも求められます。

交流が難しい、参加者の温度感がわかりづらい

セミナーや商談などで動画を通じて相手の顔やコメントが見えていたとしても、直接顔を合わせないとどうしても温度感が分かりづらい面もあるでしょう。相手の表情を見て話題を変えるといった臨機応変な対応をとりづらくなります。また、食品、工業製品、雑貨などの展示会の場合はリアル展示会でないと商品の魅力が十分に伝わらないということも考えられます。

コロナ禍でリアルイベント・リアル展示会を開催するときのポイント

交流を重視したいときやリアル展示会でないとPRしにくい商品を展示したいときは、コロナ禍であってもリアル展示会を企画しましょう。ここでは、展示会を開催するうえで意識すべきポイントをご紹介します。

目的やテーマをきちんと考えて企画する

展示会を成功させるためには目的とターゲット層をしっかり策定し、いつ・どこで・どんなイベントにするのかじっくり考えることが大切です。多くの展示会ではテーマ（キャッチコピー）を決めていることも多く、スタッフや参加企業と共通認識を持ち、イベントの目的を明確にするためにも有効です。

展示会に出展・参加することで得られるメリットを考える

展示会を成功させるためには、参加企業を多く集めることが大切です。参加企業を募る際と来場者に告知を行う際は、出展・参加することでどういったメリットが得られるかをしっかりと明示しましょう。展示会に参加する企業が受けられるメリットの具体例は「来場者の名刺や個人情報がもらえる」「商談の機会が多い」などが挙げられます。来場者に対しては「セミナーで専門家から知識を得られる」「商品のサンプルがもらえる」といったことがメリットになるでしょう。

立地のよい場所を重視する

移動の手間がなく、場所を選ばずに開催できることが魅力であるオンライン展示会と違って、リアル展示会はアクセスも非常に重要です。駅や空港から何分かかるか、ホテルや駐車場はあるか、駅・空港からの道順はわかりやすいかなどに注目して会場を選びましょう。同じ内容の展示会でも開催場所で集客数は大きく変わります。

感染症対策や立地を考慮したうえで会場を選ぶ

感染症対策についてもしっかりと準備して企画を進めてください。ソーシャルディスタンスを保てるだけの広さがあるか、会場側ではどのような感染症対策を行っているかなどを調べて比較しましょう。また、感染症対策のルールはイベントが行われる会場の立地によっても変わります。各自治体や会場のルールを確認したうえでイベントを企画しましょう。

リアル展示会の感染症対策を考える際は日本展示会協会ガイドラインをチェック！

展示会を開催するうえでは、日本展示会協会のガイドライン（第二次改訂版）を参考にしましょう。

下記のリンクにより詳しい内容が記載されています。ご参照ください
https://www.nittenkyo.ne.jp/shr/document/201006_guideline3.pdf

東京都内でおすすめの展示会場

東京流通センター

基本情報

• 面積：8,446m²
• 利用料金：3,240,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間使用

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などのターミナル駅からも近く、地方や海外からの来場者がいる場合も安心のイベント会場です。ホールは6つに区切られているため、1000 ～8000人規模のイベントに対応しています。第二展示場では、トラックでの搬入が可能で、幅のあるスロープが設置されているなど、搬入口のユーザビリティも抜群。ケータリングやお弁当のサービスはもちろん、館内にレストランもあるため、昼食のお弁当からイベント終了後の懇親会までを一括で手配可能です。会場のレンタル料も安いので、コストを抑えられます。

サンシャインシティ コンベンションセンター

基本情報

• 面積：12,513㎡
• 利用料金：8,329,200円
• 利用時間：10:00～18:00　※基本使用時間

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

TOC五反田

基本情報

• 最大面積：5,186.4㎡（A1～Hホール）

• 利用料金：3,320,000円～（A1～Hホール使用時）

• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセスができるイベント会場です。平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しています。展示会、商談会、販売会、各種試験、レセプションなど幅広い用途で使用でき、使い勝手のよい会場といえるでしょう。荷物専用エレベーターも完備しているため、機材の搬入も問題なく行うことができます。