東京都内1000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

会場選定のチェックポイント

1000人という収容予定人数である程度会場を絞ることはできますが、それ以外にはどのようなポイントに注目すればよいのでしょうか。まずは、会場を選ぶ際に注目すべき5つのポイントをご紹介します。

雰囲気・会場のグレード

会場の雰囲気やグレードに、開催するイベントや紹介したい商品が合っているかをチェックしましょう。カジュアルな会場で厳かなイベントを開催しても雰囲気が台無しですし、古めかしい会場で最新のIT技術を紹介しても「最新」という印象が薄らいでしまう可能性があります。用途に合わせて会場を選びましょう。

アクセス（遠方の方への配慮）

せっかくイベントを開催するなら、少しでも多くの方に来場してもらいたいもの。そのためには、「興味はあるけど行くか悩んでいる」という方を取り込まなくてはいけません。そこで重要なのが会場までのアクセスです。「交通手段が豊富か」「新幹線の発着駅や空港からのアクセスは良好か」などをチェックしておきましょう。

広さ

来場者の人数によって、必要な会場の広さも変わります。来場者数と会場のキャパシティーを照らし合わせながら、適した広さの会場を選びましょう。ただし、イベントやレイアウトによって必要な広さが変わるので、その点は注意が必要です。

ケータリング、貸出品などのサービス

広さやアクセスがよかったとしても、必要な備品やサービスがなければ意味がありません。レンタルできる備品、ケータリングの有無（または飲食物の持ち込みの可否）、机やイスのセッティングサービスなどもチェックしておきましょう。また、会場の禁止事項なども併せてチェックしておく必要があります。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

ゲストを招くイベントなどでは控室やクロークを用意しておく必要があります。そうした別室のスペースをレンタルしたり確保したりできるのかをチェックしておきましょう。

イベント会場までの動線の考え方

イベントの内容や必要な設備の準備も大切ですが、会場までの動線も考えておきましょう。来場者を会場までスムーズに誘導するためのポイントをご紹介します。

最寄りの駅などからの動線を考える

規模が大きいイベントの場合、最寄り駅から会場までの距離が長いと来場者が道を塞いでしまうなど、クレームやトラブルの原因となることがあります。そのため、最寄り駅から近い会場や、周囲が開けている場所だと安心です。

モニターや案内の張り紙ができるか

来場者が館内でスムーズに移動できるように、案内ができるモニターや動線を示す張り紙ができるかを確認しておきましょう。クリップで紙を下げるタイプの看板や小さなホワイトボードのような看板立てがあると便利です。

イベントの目的を考えてレイアウトする

イベント会場のレイアウトは、イベントの内容に適したものにしましょう。テーブルやイスを配置するのか、立食形式なのか、展示会形式なのかによって、レイアウトは大きく変わります。また、それによって必要な会場の広さも変わるため、イベントの目的を明確にしておきましょう。

入りやすい動線を考える

来場者が会場に入りやすいような動線を考えておきましょう。例えば、出入口が一つしかない場合、出る人と入る人が入口付近に集まると混雑の原因となります。会場に合わせて動線の工夫が必要です。

来場者の目線の高さを考える

スムーズな移動のために張り紙や看板を設置しても、見えづらくては意味がありません。来場者は案内に目を凝らしているわけではないため、案内が自然と目につくように目線の高さに設置しましょう。

設備やスタッフなどで動線を塞がない

通路を作っても、後から設備やスタッフを配置することで通りづらくなってしまっては意味がありません。レイアウトを設計する段階で、設備やスタッフの配置を意識してスペースを取るようにしましょう。

お客さまや交通機関からクレームがきてしまったときの対処法

イベントを主催するのであれば、来場者からクレームがくることも想定しておきましょう。また、1000人規模のイベントでは、周辺の交通機関などからクレームが入るというケースも考えられます。そこで、クレームが入ってしまった場合の基本的な対処法をご紹介します。

まずは謝罪から

まずは、不快な思いをさせてしまったことに対して謝罪をしましょう。クレームの中にはただの言いがかりもあり、安易に責任を認めてしまうと後に大きなトラブルに発展してしまう可能性も考えられます。そのため、一次対応ではあくまでも「不快な思いをさせてしまったこと」に対して謝罪をすることが重要です。

表情・姿勢に気をつける

クレームを受けているときは、表情や姿勢に注意しましょう。明らかに真剣さの感じられない表情やだらしない姿勢では、相手の怒りを増幅させてしまいます。真剣な表情で背筋を伸ばして姿勢よくクレームを受け止めましょう。また、話を聞く際は適度に相槌を打つことで「話を聞いてもらえている」と相手に伝えることができます。

重要なことはメモを取る

クレームを受ける際には必要に応じてメモを取るようにしましょう。メモを取ることで、話の内容の整理ができ、責任者に報告するときも正確にクレームの内容を伝えることが可能です。メモを取る場合は、事実とお客さまの心情を分けて書くようにするとよいでしょう。

ベストな1000人規模会場を探そう！　各イベント・展示会場の比較

東京流通センター（Aホール）

基本情報

• 面積： 1,156m²
• 利用料金：510,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間
• 最寄り駅：流通センター駅より徒歩約1分

東京流通センターの特徴

羽田空港や東京駅などのターミナル駅からも近く、海外や遠方からのお客さまも招待しやすいイベント会場です。最寄り駅を出て目の前なので、誘導スタッフを配置する負担を軽減することができます。東京流通センターには合計で6つの展示ホールがあり、イベントの規模に合わせて分割利用・一括利用の使い分けが可能です。また、都内の展示場の中では料金が比較的安いのも魅力の一つでしょう。テーブル、パーテーション、商談イス、コードレステレフォン、簡易ステージなどさまざまな備品をレンタルできます。

サンシャインシティ

基本情報

• 最大面積：12,513㎡

• 利用料金：8,329,200円～

• 利用時間：10:00～18:00

サンシャインシティ展示ホールの特徴

「サンシャインシティ」は、池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは、JR池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは幅広い年齢層の方が訪れる複合施設なので、集客が期待できます。観光バスの発着所としても利用可能なバスターミナル、サンシャインシティプリンスホテルが併設されていることもあり、広範囲の地域からお客様を呼び込むことができるでしょう。ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館（ダイヤモンドホール+カトレアサロンB）

基本情報

• 面積：1,430㎡
• 利用料金：1,450,000円～
• 利用時間：9:00～21:00
• 最寄り駅：有楽町駅より徒歩約1分、銀座駅より徒歩約3分

東京交通会館展示ホールの特徴

有楽町駅や銀座駅の目の前で地下では駅に直結しているため、雨に濡れることなく来場が可能なイベント会場です。また、東京からも徒歩圏内といえるほど近いので、遠方からの来場者がある場合も安心でしょう。仕切りのパネル、イス、テーブル、プロジェクター、スクリーンなど基本的な備品はレンタルすることができます。

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデン（B1 HALL A+B）

基本情報

• 面積：1,233m²
• 利用料金：2,200,000円～
• 利用時間：基本使用12時間以上/1日
• 最寄り駅：渋谷駅より徒歩約10分、神泉駅より徒歩約6分

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデンの特徴

渋谷駅から徒歩約10分、神泉駅から徒歩約6分と道玄坂の上に位置するイベント会場です。渋谷駅にはさまざまな路線が乗り入れているため、アクセスは良好です。テーブル・イスといった什器からプロジェクター、スクリーン、スポットライト、ワイヤレスマイク、ピンマイクなどの機材のレンタルが可能です。他の会場もあります。