自社で展示会を主催するときに基準となる会場の選び方

駅から近く、わかりやすい場所

駅から近いのは来場者にとって便利です。ただ、近くでもわかりにくいためにウロウロと探し回って時間がかかってしまうのなら、多少歩いても「わかりやすい」ということが大切です。

徒歩の場合、目安は最寄り駅から10分以内。もしもわかりにくい場所であれば、ポイントごとに案内のためのスタッフを配置するなどして対応しましょう。

収容人数に見合う会場の広さ

どのぐらいの規模の展示会を開催したいのかにより、それに見合った広さの会場でなければなりません。広さに対して出展数が少なければガランとしてしまいますし、狭すぎても通路がふさがれてしまいます。

商談スペースや休憩スペースも用意するのであれば、その辺も計算に入れて広さを決める必要があります。もしも予算の関係で狭いスペースしか借りられないのであれば、出展数を限定するなどして対応しましょう。

料金以外の費用や搬入・搬出の時間

• 何時から搬入できるのか？
• 展示会終了後の撤収は何時までにするのか？

この2つは必ず確認しましょう。たとえば、利用基準時間が9時～18時までだと、搬入・撤去については別に前後1日ずつ借りる必要があるのか、18時を過ぎても延長料金を払えば撤収できるのか、それとも18時までに完全撤収しなければならないのかということも運営や予算に影響します。

料金についても、時期や時間帯によって基本の利用料も大きく違うことがあります。それ以外の延長料金やキャンセル料、料金の支払日なども会場選びの材料として調べる必要があります。

貸し出し用の機材や備品の種類と数

展示会に必要な、放送設備やポータブルマイク、スクリーン、プロジェクター、簡易ステージや展示用テーブル、商談セット、組み立て式パネル、パーテーション、サイン、アルミポール、台車など貸し出し用の機材や備品などが揃っていて、しかも数にも余裕があるかどうか、料金はいくらぐらいなのかということも会場選びのポイントです。

施設内の飲食店やコンビニなど

1日中開催される展示会であれば、出展者や来場者が利用する飲食店やコンビニエンスストアが揃っているかどうかも重要です。

また、駐車場やATM、休憩室やコピーサービスなども。当日、会場内でゲストを呼んで講演会やセミナーを設けるのであれば、ゲスト用の控室として使える部屋やスペースがあるかどうかもチェックする必要があります。