東京都内2000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

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【社内イベント用】東京都内2000人規模のイベントホール選定チェックポイント

イベント・展示会場選定のチェックポイント

イベント会場の立地や2000人という収容人数が決まっていれば、ある程度会場を絞ることができます。しかし、それ以外どこに注目したらいいのか、すぐには思い浮かばないものですよね。まずは、会場を選ぶ際に注目すべき5つのポイントをご紹介します。

キャパシティーや面積は足りているか

どんなに条件のよい会場だとしても、人が入りきらない・スペースが足りない状況ではイベントは開催できません。イベントの規模が決まっているのであれば、まずキャパシティーや面積に注目しましょう。

アクセス・導線はわかりやすいか

会場のアクセスや導線は会場を選ぶうえで非常に重要なポイントです。「会場へのアクセスが悪いから人が集まらない」「動線がわかりにくいから時間通り会場につけない」といった事態を避けるためにも、下見を行いましょう。

備品・機材は足りているか

イベントを開催するためには機材や備品が必要です。会場でレンタルできないものは持ち込むことになります。必要な設備が会場にあるのかどうかしっかりチェックしておきましょう。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

機材や設備と同時に、利用可能なサービスにも注目しておきましょう。ケータリングや飲食物の持ち込みなどがイベントの開催に必要な場合はチェックしておく必要があります。

商談室、控室、クロークなど必要なスペースがあるか

イベントの内容によっては商談室やクロークが必要になることもあります。イベント会場でレンタルが可能か、会場内にブースを作ることが可能かどうかなどをチェックしておきましょう。

 

イベント・展示会場のレイアウトのヒント

発表会の展示スペース、展示会をセッティングする方に向けて、会場のレイアウトのヒントをご紹介します。

導線とスタッフの配置を考えよう

来場者の流れによってブースのレイアウトも変化します。来場者がどういった流れでやってくるのかを想定して、キャッチコピーや入口の配置、文字の大きさや色などを工夫しましょう。また、ブースの導線を遮るスタッフ配置にならないように注意してください。

商談スペースを設けよう

商談席は出展企業等の各ブース内に設けることもありますが、ブースとは別のスペースに主催者がまとめて用意するケースもあります。その場合は、ブースの外にテーブルやイスを複数並べて設置し、総合商談スペースを作りましょう。出展者やお客さまが会話しやすい居心地のよい空間を意識することが大切です。

イベント・展示会場の申し込み・利用の流れ

企画や会場レイアウト、レンタルするイベント会場・展示会場が決定したら、イベント会場の利用申し込みに移りましょう。イベント会場・展示会場の申し込み方法の一例をご紹介します。

お問い合わせ

まずは、会場に開催内容・希望日程（準備～撤去まで）・希望ホールを問い合わせましょう。

正式申し込み

利用が確定した場合は、正式な申し込みを行います。申し込み方法はイベント会場ごとに異なるため、ホームページをチェックしておきましょう。基本的に、正式な申し込みを行った後にキャンセルを行った場合は料金が発生するので注意してください。

予約金のお支払い

申し込み後、請求された利用料金を所定の期日までに振り込みましょう。

打ち合わせ

開催概要、スケジュール、会場のレイアウト、警備、使用したい設備・貸出品などについて会場の担当者と詳細な打ち合わせを行います。消防法が適用される関係上、希望のレイアウトが実現できない可能性もあるため、早めに相談しておきましょう。

届出の提出

展示会・イベントを開催する際は事前に消防署、保健所、警察署などへの届出が必要となるケースがあります。イベント内容を早めに決定し、届出の必要があるかを確認しましょう。

イベント開催

開場や施錠については利用する会場によって変わるため、会場の担当者に確認しておきましょう。また、鍵の授受時間が会場利用料金の精算対象となる場合もあるため、注意が必要です。

精算

イベント開催終了後、予約金以外の料金を精算します。所定の期日までに振り込みを行いましょう。

ベストな2000人規模会場を探そう！　各イベント会場・展示場の比較

東京流通センター（Eホール）

基本情報

• 面積： 1,984m²
• 利用料金：940,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間
• 最寄り駅：流通センター駅より徒歩約1分

東京流通センターの特徴

羽田空港や東京駅などのターミナル駅からも近く、海外や遠方からの来場者でもアクセスがしやすいイベント会場です。会場は東京モノレール「流通センター駅」の目の前なので、誘導スタッフの配置などの負担を少なくすることができます。

東京流通センターには第一展示場と第二展示場で合わせて6つの展示ホールがあり、イベントの規模に合わせて分割利用・一括利用など使い分けることができます。また、都内の展示場の中では料金が比較的安いのも魅力の一つです。テーブル・イス・簡易ステージといった備品をレンタルできます。ケータリングの利用も可能です。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館（ダイヤモンドホール+カトレアサロン全室）

基本情報

• 面積：1,960㎡
• 利用料金：1,900,000円～
• 利用時間：9:00～21:00
• 最寄り駅：有楽町駅より徒歩約1分、銀座駅より徒歩約3分

東京交通会館の特徴

有楽町駅や銀座駅を出てすぐ、目の前に位置するイベント会場です。地下では駅に直結しているため、雨でも来場しやすくなっています。また、東京駅からも徒歩圏内といえるほど近く、遠方からの来場者がいる場合でもアクセス面での心配はありません。パーテーション、イス、テーブル、プロジェクター、スクリーンなどの基本的な備品はレンタルすることができます。

TOC展示場（A1+A2+B+C）

基本情報

• 面積：2,273.8 m²
• 利用料金：1,476,000円～
• 利用時間：9:00～17:00
• 最寄り駅：五反田駅より徒歩約10分、大崎広小路駅より徒歩9分、不動前駅より徒歩約6分

TOC展示場の特徴

TOC展示場は五反田駅、大崎広小路駅、不動前駅に囲まれた複数の路線からアクセスできる展示場です。東京駅や羽田空港から約30分圏内の五反田駅からは直通バスも出ており、遠方からのお客さまでもアクセスしやすくなっています。テーブル、イス、ステージ、スクリーンなど基本的な備品はレンタルが可能。また、TOC展示場近くにはイベント施設「TOC GOTANDA MESSE」があり、同時に利用することもできます。

住友不動産ベルサール ベルサール高田馬場（HALL全体）

基本情報

• 面積：2380 m²
• 利用料金：3,980,000円～
• 利用時間：基本使用8時間以上/1日
• 最寄り駅：高田馬場駅より徒歩約5分、西早稲田駅より徒歩約7分

住友不動産ベルサール ベルサール高田馬場の特徴

高田馬場駅や西早稲田駅から近く、落ち着いた立地のイベント会場です。イベントホールは独立棟の地下2階、排水設備も完備しており、エンターテインメント系から飲食系までさまざまなイベントの開催が可能です。テーブル・イス・演台など基本的などの設備やスポットライト電動スクリーンなどがレンタル可能です。

ベルサールは、高田馬場以外にも貸し会議室やイベント会場を展開しているため、使いやすいエリアの会場を探してみましょう。