東京都内2000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

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【社内イベント用】東京都内2000人規模のイベントホール選定チェックポイント

イベント・展示会場選定のチェックポイント

イベント会場の立地や2000人という収容人数が決まっていれば、ある程度会場を絞ることができます。しかし、それ以外どこに注目したらいいのか、すぐには思い浮かばないものですよね。まずは、会場を選ぶ際に注目すべき5つのポイントをご紹介します。

キャパシティや面積は足りているか

イベントの規模が決まっている場合、会場のキャパシティや面積が十分であるかどうかを確認しましょう。会場の広さが不足していたり、人数が収容できない状況では、円滑なイベントの開催が難しくなってしまいます。

アクセス・導線はわかりやすいか

会場へのアクセスや内部の導線は、参加者にとって重要な要素です。アクセスが悪かったり、導線がわかりにくかったりすると、参加者が会場に集まりづらくなったり、時間通りにイベントに参加できない事態が生じる可能性があります。事前に下見を行い、アクセスや導線の使いやすさを確認しましょう。

備品・機材は足りているか

イベントや展示会を開催するには、適切な機材や備品が必要です。会場でレンタルできるものとできないものがあるため、必要な機材や備品が会場に備えられているかを確認しましょう。必要な設備が不足している場合は、別途手配が必要となります。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

機材や設備と同時に、利用可能なサービスにも注目しておきましょう。例えば、ケータリングサービスや飲食物の持ち込みが必要な場合は、会場がこれらのサービスを提供しているかを確認しましょう。会場内でケータリングサービスが利用可能であるか、飲食物の持ち込みに関する規定があるかなどを事前にチェックしておく必要があります。参加者の満足度やイベントの円滑な進行にとって、適切なサービスの提供は重要な要素となります。

商談室、控室、クロークなど必要なスペースがあるか

イベントの内容によっては商談室やクロークが必要になることもあります。イベント会場でレンタルが可能か、会場内にブースを作ることが可能かどうかなどをチェックしておきましょう。

 

イベント・展示会場のレイアウトのヒント

東京都内で開催される2000人規模のイベント・展示会場のレイアウトに関するヒントをご紹介します。これらのヒントを活用することで、展示スペースや商談スペースの効果的な配置を行い、参加者の満足度やイベントの成功を高めることができます。以下のポイントに注意しながら、会場のレイアウトを考えてみましょう。

導線とスタッフの配置を考えよう

東京で2000人収容可能なイベント会場の導線を設計する際には、来場者の流れを考慮したうえで、キャッチコピーや入口の配置、文字の大きさや色などを工夫しましょう。また、ブースの導線を遮るスタッフ配置にならないように注意してください。スタッフは効果的に配置し、参加者の案内や問い合わせ対応、セキュリティ管理を確保しましょう。

商談スペースを設けよう

商談席は出展企業等の各ブース内に設けることもありますが、ブースとは別のスペースに主催者がまとめて用意するケースもあります。その場合は、ブースの外にテーブルやイスを複数並べて設置し、総合商談スペースを作りましょう。出展者やお客さまが会話しやすい居心地のよい空間を意識することが大切です。

イベント・展示会場の申し込み・利用の流れ

企画や会場レイアウト、レンタルするイベント会場・展示会場が決定したら、イベント会場の利用申し込みに移りましょう。イベント会場・展示会場の申し込み方法の一例をご紹介します。

お問い合わせ

まずは、会場に開催内容・希望日程（準備～撤去まで）・希望ホールを問い合わせましょう。

正式申し込み

利用が確定した場合は、正式な申し込みを行います。申し込み方法はイベント会場ごとに異なるため、ホームページをチェックしておきましょう。基本的に、正式な申し込みを行った後にキャンセルを行った場合は料金が発生するので注意してください。

予約金のお支払い

申し込み後、請求された利用料金の一部として予約金の支払いが求められる場合があります。予約金の支払い期日を確認し、指定された方法で支払いを完了させましょう。予約金の支払いが完了すると、会場の利用が確定します。

打ち合わせ

利用申し込みが受理されたら、開催概要やスケジュール、会場のレイアウト、警備体制、使用したい設備や貸出品について詳細な打ち合わせを行います。会場の担当者とのコミュニケーションを密にし、イベントの要件や要望を共有しましょう。消防法が適用される関係上、希望のレイアウトが実現できない可能性もあるため、早めに相談しておきましょう。

届出の提出

展示会やイベントを開催する際は、事前に消防署、保健所、警察署などへの届出が必要な場合があります。開催内容や規模に応じて届出の有無を確認し、必要な手続きを適切に行いましょう。許可証や証明書などの提出が求められる場合もありますので、期限を守って提出しましょう。

イベント開催

開場や施錠の方法については、利用する会場によって異なる場合があります。開催日時や開場時間、会場の出入り口や施設の利用方法について、事前に会場の担当者と確認しましょう。また、鍵の授受時間が会場利用料金の精算対象となる場合もありますので、注意が必要です。会場の担当者との連絡を密にし、スムーズな開催準備を行いましょう。

精算

イベント開催終了後、予約金以外の料金を精算する必要があります。精算には以下の手順を守りましょう。

1. 利用料金の確認
   イベント会場の利用期間や追加オプションの料金など、利用した内容に基づいて料金を確認します。
2. 請求書の受領
   会場から送られてくる請求書を受け取り、内容を確認します。誤りや不明点があれば、早めに会場の担当者に連絡しましょう。
3. 振込手続き
   振込期日や振込先口座を確認し、所定の期限までに料金を振り込みます。振込手数料や銀行手数料にも注意し、正確な金額を振り込みましょう。
4. 領収書の発行
   料金の振込が完了したら、会場から領収書を発行してもらいましょう。領収書は経理処理や費用精算のために必要です。

以上の手順を踏んで精算を完了し、イベントの経費処理を適切に行いましょう。精算の遅延や不備があると、後日トラブルや追加費用が発生する可能性があるため、細心の注意が必要です。

ベストな2000人規模会場を探そう！　各イベント会場・展示場の比較

東京流通センター（Eホール）

基本情報

• 面積： 1,984m²
• 利用料金：940,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間
• 最寄り駅：流通センター駅より徒歩約1分

東京流通センターの特徴

羽田空港や東京駅などのターミナル駅からも近く、海外や遠方からの来場者でもアクセスがしやすいイベント会場です。会場は東京モノレール「流通センター駅」の目の前なので、誘導スタッフの配置などの負担を少なくすることができます。

東京流通センターには第一展示場と第二展示場で合わせて6つの展示ホールがあり、イベントの規模に合わせて分割利用・一括利用など使い分けることができます。また、都内の展示場の中では料金が比較的安いのも魅力の一つです。テーブル・イス・簡易ステージといった備品をレンタルできます。ケータリングの利用も可能です。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館（ダイヤモンドホール+カトレアサロン全室）

基本情報

• 面積：1,960㎡
• 利用料金：1,900,000円～
• 利用時間：9:00～21:00
• 最寄り駅：有楽町駅より徒歩約1分、銀座駅より徒歩約3分

東京交通会館の特徴

有楽町駅や銀座駅を出てすぐ、目の前に位置するイベント会場です。地下では駅に直結しているため、雨でも来場しやすくなっています。また、東京駅からも徒歩圏内といえるほど近く、遠方からの来場者がいる場合でもアクセス面での心配はありません。パーテーション、イス、テーブル、プロジェクター、スクリーンなどの基本的な備品はレンタルすることができます。

TOC展示場（A1+A2+B+C）

基本情報

• 面積：2,273.8 m²
• 利用料金：1,476,000円～
• 利用時間：9:00～17:00
• 最寄り駅：五反田駅より徒歩約10分、大崎広小路駅より徒歩9分、不動前駅より徒歩約6分

TOC展示場の特徴

TOC展示場は五反田駅、大崎広小路駅、不動前駅に囲まれた複数の路線からアクセスできる展示場です。東京駅や羽田空港から約30分圏内の五反田駅からは直通バスも出ており、遠方からのお客さまでもアクセスしやすくなっています。テーブル、イス、ステージ、スクリーンなど基本的な備品はレンタルが可能。また、TOC展示場近くにはイベント施設「TOC GOTANDA MESSE」があり、同時に利用することもできます。

住友不動産ベルサール ベルサール高田馬場（HALL全体）

基本情報

• 面積：2380 m²
• 利用料金：3,980,000円～
• 利用時間：基本使用8時間以上/1日
• 最寄り駅：高田馬場駅より徒歩約5分、西早稲田駅より徒歩約7分

住友不動産ベルサール ベルサール高田馬場の特徴

高田馬場駅や西早稲田駅から近く、落ち着いた立地のイベント会場です。イベントホールは独立棟の地下2階、排水設備も完備しており、エンターテインメント系から飲食系までさまざまなイベントの開催が可能です。テーブル・イス・演台など基本的などの設備やスポットライト電動スクリーンなどがレンタル可能です。

ベルサールは、高田馬場以外にも貸し会議室やイベント会場を展開しているため、使いやすいエリアの会場を探してみましょう。