【社内イベント用】東京都内2000人規模のイベントホール選定チェックポイント

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東京都内2000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

東京都内の2000人規模で収容できるイベントホールを選定する際のチェックポイント

2000人という収容人数や大まかなエリアが決まっていれば、ある程度会場を絞ることができます。しかし、イベントに最適な会場を選ぶためには、ほかにもチェックしておかなければいけないポイントがあります。そこで、開催するイベントにぴったりな会場を選ぶときに注目しておきたい5つのポイントをご紹介します。

キャパシティや面積は足りているか

会場を選ぶ際、まず一番に気にしておきたいのが会場のキャパシティや広さです。どんなに条件のよい会場だとしても、人が入りきらなかったりスペースが足りなかったりしては意味がありません。条件として2000人規模の収容能力が求められている場合、会場のキャパシティや面積が要件を満たしているかを確認することが重要です。

アクセス・動線はわかりやすいか

会場のアクセスや動線は会場を選ぶうえで非常に重要なポイントです。「会場へのアクセスが悪い」「動線がわかりにくかった」といったトラブルは少なくありません。これらは参加者の満足度低下を招くため、下見を行うなど事前にチェックしておきましょう。

備品・機材は足りているか

イベントを開催するには用途に応じた機材や備品が必要不可欠です。基本的な機材や備品は会場でレンタルできることが多いですが、必要なものが十分に揃っているかどうかをリストアップして確認しておくことが重要です。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

機材や設備と同時に、利用可能なサービスも注目しておくようにしましょう。会場内で食事をすることもあるかと思いますが、ケータリングや飲食物の持ち込みができない場合もあります。飲食サービスの場合、特定のメニューや特別な要求に対応しているかどうかも確認しておくと良いでしょう。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

開催するイベントの内容に応じて、控室やクロークを用意しておくとよいでしょう。部屋がレンタルできない場合は、パーテーションなどでスペースを区切ることで対応が可能です。

 

表彰式・授与式のレイアウト・進行のヒント

社員総会や社内コンペティションなどの社内イベントでは表彰式が欠かせません。また、入社式で辞令の授与を行うこともあるでしょう。

２０００人規模の会場で行う表彰式・授与式では、たとえ社内の方のみの出席であったとしても、ある程度フォーマルな形で行うことが求められます。

ここでは、表彰式・授与式の会場のレイアウトと進行のヒントをご紹介します。

舞台の「上手」と「下手」を知っておこう！

「舞台には上手と下手がある」ということは聞いたことがある方も多いはず。社内イベントでもどちらが上手でどちらが下手かをしっかり把握しておくことは非常に重要です。

まず、客席から見て舞台の「右側が上手」「左側が下手」となります。そして、一般的には渡す人が下手、受け取る方が上手に立つようになります。ただし、会場の設備や誘導の関係で立ち位置が反対になることもあります。

詳細な進行表を作っておくと安心！

表彰式や授与式に関して、「ただ賞状や景品を渡すだけ」と思う方も多いかもしれません。

２０００人規模の表彰式・授与式ともなると、緊張や想定外のハプニングなどで思い通りに進行せず、参加者に不快感や不安感を与えてしまうケースも珍しくありません。

失礼にならないように、受賞者の順番を組み立てたり、賞状や景品を間違えたりしないようにしましょう。

当日慌ててしまわないように、「スタッフの動き」「司会者のコメント」「BGMのタイミング」などを書いた進行表を作っておくと安心です。

雰囲気作りにも意識を！

雰囲気作りも重要なポイントです。どのような演出が適しているのかしっかりと検討しておきましょう。音楽や照明一つで来場者の印象を大きく変えることができます。

 

ユニークな社内イベント例

社内イベントといえば、形式ばった社員総会や表彰式などを思い浮かべる方が多いでしょう。しかし、なかにはユニークな社内イベントを開催している企業も存在します。個性的な事例をご紹介します。

株式会社リンクアンドモチベーション「カジノ大会」

株式会社リンクアンドモチベーションでは、あらゆることに「本気」で取り組む姿勢を社員に示しつつ、社員同士のコミュニケーションを目的としたカジノ大会を実施しています。イベントは、本格的な機材の設置や、魅力的なインセンティブを設定するなど本場さながらの世界観を演出。経営陣がタキシードを着てディーラー役を務めるというのも面白い試みです。カジノとは言っても架空のコインや紙幣を使用するため、本物の現金を使うことはありません。

参照元：https://www.lmi.ne.jp/news/2013/201312061256700.html

シアトルコンサルティング株式会社「お料理ファシリテーション」

シアトルコンサルティング株式会社をはじめ、さまざまな企業で行われている料理を取り入れた社内イベント。社員がグループに分かれて料理を作り皆で食べることで、親睦を深めることができます。イベントホールでの調理が不可能な場合は、自宅や会社で作ってきたものを持ち寄ってみてはいかがでしょうか。

参照元：https://www.wantedly.com/companies/seattleconsulting/post_articles/82199

ベストな2000人規模会場を探そう！　各イベントホールの比較

東京流通センター（Eホール）

基本情報

• 面積： 1,984m²
• 利用料金：940,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間
• 最寄り駅：流通センター駅より徒歩約1分

東京流通センターの特徴

羽田空港や東京駅などからも近く、海外や地方に営業所がある場合でも社員の負担を減らすことができます。また、駅からアクセスも東京モノレール「流通センター駅」を出て目の前なので良好。誘導スタッフの配置など誘導に手間がかかりません。

東京流通センターには第一展示場と第二展示場で合わせて6つの展示ホールがあり、イベントの規模に合わせて分割利用・一括利用など使い分けることができます。都内の展示場の中では料金が比較的安いのも魅力的です。テーブル、イス、簡易ステージといった基本的な備品のレンタル、ケータリングの利用ができます。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館（ダイヤモンドホール+カトレアサロン全室）

基本情報

• 面積：1,960㎡
• 利用料金：1,900,000円～
• 利用時間：9:00～21:00
• 最寄り駅：有楽町駅より徒歩約1分、銀座駅より徒歩約3分

東京交通会館の特徴

有楽町駅や銀座駅を出てすぐ、東京交通会館の12階にあるイベントホールです。地下で有楽町駅に直結しているため、雨が降っていてもぬれることなく来場できます。また、東京駅からも徒歩圏内といえるほど近く、地下道でつながっているため地方の営業所から社員が来る場合でもアクセスは良好です。パーテーション、イス、テーブル、プロジェクター、スクリーンなど基本的な備品はレンタルすることができます。

TOC展示場（A1+A2+B+C）

基本情報

• 面積：2,273.8 m²
• 利用料金：1,476,000円～
• 利用時間：9:00～17:00
• 最寄り駅：五反田駅より徒歩約10分、大崎広小路駅より徒歩9分、不動前駅より徒歩約6分

TOC展示場の特徴

TOC展示場は五反田駅、大崎広小路駅、不動前駅に囲まれた複数の路線からアクセスできる展示場です。東京駅や羽田空港から約30分圏内の五反田駅からは直通バスも出ており、遠方からのアクセスの負担を軽減できるのが魅力です。テーブル、イス、ステージ、スクリーンなど基本的な備品はレンタルが可能。また、TOC展示場近くにはイベント施設「TOC GOTANDA MESSE」があり、同時に利用することもできます。

住友不動産ベルサール ベルサール高田馬場（HAL全体）

基本情報

• 面積：2380 m²
• 利用料金：3,980,000円～
• 利用時間：基本使用8時間以上/1日
• 最寄り駅：高田馬場駅より徒歩約5分、西早稲田駅より徒歩約7分

住友不動産ベルサール ベルサール高田馬場の特徴

高田馬場駅や西早稲田駅から近いイベントホールです。イベントホールは独立棟の地下2階、排水設備も完備しているため、アカデミックなイベントからエンターテインメント系、飲食系までさまざまなイベントが開催できます。テーブル、イス、演台、スポットライト電動スクリーンなどがレンタル可能です。

住友不動産ベルサールは、高田馬場以外にも貸し会議室やイベントホールを展開しているため、使いやすいエリアの会場を探しましょう。