オンラインイベント・展示会開催のやり方

コロナ禍でのイベント・展示会のガイドライン作成のポイント

コロナ禍で増加するオンラインイベント・オンライン展示会事例

2020年は新型コロナウイルス感染拡大の影響で、リアルイベントの規模を縮小する、あるいはオンラインイベントに変更するケースが増えています。また、消費者向け・ビジネス向け問わずイベント開催そのものが減少しました。しかし、オンラインであれば人との接触や密を避けられることから、展示会・企業イベント・コンサート・セミナーなど多種多様なイベントがコロナ禍でも開催にされています。ここでは、リアルイベントをオンラインイベントに変更した事例をご紹介します。

CEATEC

CEATECは幕で、2020年はオンライン開催に切り替えました。参加企業の出展費は、1コマ363,000円（税込み、JEITAなどの会員の場合）だったところを20年は330,000円（税込み、会員などの区別は撤廃、ベーシックプランの場合）に値下げ。また、「ニューノーマル」をキーワードに掲げることで「参加企業は新しい時代に対応できる企業であることをアピールできる」というイメージ戦略を打ち出しました。その結果、新規出展者数が2019年は39％に対し、2020年は46％に伸び成功を収めました。

 

【参考サイト】
●【CEATEC 2020】356社のうち46%が新規出展、自動車関連技術も盛りだくさん　オンラインで今日開幕
（https://response.jp/article/2020/10/20/339533.html）
●9兆円市場消失？　オンライン転換、成功の鍵は「拡散力」にあり（https://xtrend.nikkei.com/atcl/contents/18/00333/00001/）
●CEATEC 2020 ONLINE 出展規程
（https://www.ceatec.com/ja/application/about/about03.html）

ニコニコ超会議

ニコニコ超会議は動画サイト「ニコニコ動画」ユーザー向けのリアルイベントで、例年は幕張メッセで開催されていましたが、2020年はイベントのタイトルや内容を変更し、日を改めてオンライン開催となりました。また、来場者が自宅で楽しめるよう、番組の生放送を行いました。生放送の総視聴者数は累計で1773万8806人と発表されています。「すべての夏を取り戻す」をテーマに、歌舞伎の公演や人気ゲーム「スプラトゥーン」の大会などを開催し、多くの来場者を楽しませました。

【参考サイト】
●ニコニコネット超会議2020夏 ネット総来場者1,773万8,806人を動員（https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000025.000060989.html）
●「ニコニコネット超会議2020夏」が閉幕–生放送視聴のネット総来場者は1773万8806人に
（https://japan.cnet.com/article/35158209/）

オンラインイベント・展示会の開催方法

オンラインイベント・展示会を開催する際は、どのような準備が必要でしょうか。具体的な準備方法をご紹介します。

企画・目標を立てる

リアルイベント同様、イベントの企画・目標を考えましょう。ポイントはなぜオンラインなのか、オンラインだからこその価値について深掘りすることです。企画の軸が定まることで打ち出すべき内容もより明確になります。

PRを行う

突発的に行うオンラインイベントに注目度が高まるケースもありますが、事前にターゲットとなる層にしっかり周知しておくことが大切です。イベントページを作成し、SNSや自社のサイトで告知を行いましょう。イベントの開催概要を伝えるだけでなく、「どういったことを話すか」「どのような商品を紹介するか」という点も具体的に記載しましょう。

リハーサルを行う

プレゼンテーションやセミナーの内容を伝わりやすいものにするだけでなく、配信テストや通信環境の確認も重要です。通信テストのリハーサルは一度ではなく何回か行いましょう。インターネットの混雑状況が通信に影響を及ぼすこともあるため、実際に開催する時間帯でテストするのがベストです。

イベントを盛り上げる

イベント開催前に他のスタッフとの連携を確認し、当日はイベント会場を盛り上げましょう。司会者と配信係は分け、企画段階で司会者が時間管理を行える時間をあらかじめつくっておくことがおすすめです。ただし、段取りばかりを意識して参加者のコメントを無視しないようにしましょう。

オンラインイベント・展示会開催に便利なプラットフォーム

ここでは、オンラインイベント・展示会開催に便利なプラットフォームをご紹介します。

Zoom

コロナ禍で大きな注目を集めるクラウド型のビデオチャット・配信ツールです。無料版の場合は3人以上のミーティングは40分しか利用できないため注意しましょう。国内トップシェアを誇るシステムで、データ通信量が少なく済むところが特徴です。

Microsoft Teams

Microsoftが提供する配信ツールです。チームワークを効率化するためのもので、Microsoft Officeユーザーであればシームレスに利用できます。最大250人まで同時接続でき、ウェビナーの場合は1000人まで配信することが可能です。

Google Meet

Googleが提供するツールです。以前までは「Googleハングアウト」というツールでしたが、2020年5月にリニューアルしました。企業などの組織で利用する場合、ドメイン内の最大 10 万人のユーザーに対してライブ配信することも可能です。データ通信量は多くなる傾向があります。

EventHub

カンファレンス、セミナー、展示会開催に特化したツールです。チケット販売、イベント後のアンケートなどの機能があります。参加者のイベントでの行動履歴をマーケティング活動自動化ツールや営業支援ツールに自動的に取り込むことができ、マーケティングやインサイドセールスに利用できる情報の取り込みがよりスムーズになることが特徴です。

リアルイベント・リアル展示会のメリット

オンラインイベントは便利な側面もありますが、リアルイベントの完全な代替にはならないことも事実です。また「リアルで感じていただかないと伝えたいことが伝わらない」といった場合はリアルイベント・リアル展示会の開催も検討しましょう。リアルイベント・リアル展示会には以下のようなメリットがあります。

場の雰囲気に合わせて伝える内容が変更できる

来場者と直接顔を合わせることで、ノンバーバルコミュニケーションをとることができます。相手の反応を見ながらセールストークやセミナーで話す内容を変えるといった臨機応変な対応が可能です。直接顔を合わせていれば、相手の表情や反応より理解しやすくなります。

来場者同士もコミュニティーを築きやすい

展示会のブースやセミナーの聴講者など、リアルイベントであれば来場者同士も顔を合わせることになるので、そこで雑談をしたり、名刺を交換できたりします。イベント後の懇親会などもあればより密接なコミュニケーションを取れるでしょう。イベント内容について話し合う環境ができることで、イベントの満足度も高まります。

商品などのPR効果が高い

食品、家電製品、工業製品、インテリア、ファッションなどの展示会は、リアルイベントで実際に触れてもらえることで商品の魅力がより正確に伝わります。イベントの参加者がブースや商品を撮影し、SNSで拡散してもらえるケースもあるため、PR効果が高くなるでしょう。その場で来店型営業が行えることもメリットの一つです。