東京都内の株主・社員総会に最適なイベント会場の選び方

東京都内のセミナーイベント会場の選び方

レンタル展示場選定のチェックポイント

収容人数や東京という立地で、ある程度目安をつけることはできますが、そこからさらに会場を絞るためにはどのような点に注目したらよいのかすぐには思い浮かばないものです。ここでは、そんな方のために注目すべき5つのポイントをご紹介します。

アクセス・動線はわかりやすいか

アクセス・動線は、イベントの参加人数や快適度を左右する重要なポイントとなるため、しっかりと意識しておきたいポイントです。また、最寄り駅から距離がある、場所がわかりにくいという会場では、送迎バスの手配や案内スタッフの設置を行う必要があるなど、運営側の負担が増えることもあります。ただし、株主総会を行う場合は、騒がしい場所では株主の方たちに悪い印象を与えてしまいます。開催するイベントの性質に合わせて会場や立地を決めるようにしましょう。

キャパシティーや面積は足りているか

「会場が狭くて参加者が収容しきれない」「会場が広すぎて無駄なスペースが多い」というのはイベントを開催するうえで避けなければいけません。イベントホールやパーティー会場のキャパシティーもしっかりと確認しておきましょう。また、机の有無やスタンディング形式にするかで必要な面積が変わることを考慮する必要があります。

備品・機材は足りているか

イベントではイスや机からマイク・音響機材・プロジェクターなどあらゆる備品や機材を使うことになります。これらの備品や機材は会場でレンタルするのが一般的です。まずは、必要なものをメモしておき、下見の際に「備品のレンタルが可能か」「料金はいくらか」「備品をレンタルできる数」などを確認しておきましょう。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

イベントホール・パーティー会場ごとに「大きな音が出せない」「飲食物の持ち込みができない」「ケータリングやデリバリーの注文先が指定されている」などが規約に組み込まれている場合があります。そのため、予約をする際にはその会場の規約やサービスを確認しておきましょう。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

株主・社員総会を開催するにあたって、登壇者などの控室や荷物を預かるクロークがあると便利です。特に株主総会では株主の方に快適に過ごしてもらうために、用意しておくことをおすすめします。それらのスペースがレンタル可能かチェックしておきましょう。レンタルができなかった場合は、会場内を仕切ることでスペースを確保する方法もありますが、その分会場の大きさに余裕が必要となるため注意が必要です。

株主総会に必要な手続きについて

株主総会を開催するためには、事務手続きが必要になります。スケジュール等をチェックし、計画的に進めましょう。

スケジュールの目安（3月決算の場合）

株主総会のスケジュールは企業ごとに異なり、それぞれに決まった進行があるかと思いますが、ここでは株主総会の一般的なスケジュールについてご紹介していきます。

1. 事業年度末日（3月31日）
   事業年度末日を基準日としている企業が多いはずです。この基準日に、株主に対して議決や配当などの権利の行使が認められています。株主総会はこの基準日から3カ月以内に開催する必要があります。

2. 計算書類などの作成（2週間程度）
   決算整理を行い事業報告・計算書類・付属明細書などを作成します。

3. 決算書類を監査役に提出（4月15日ごろ）
   決算書類を監査役に提出します。監査役は書類を受け取ってから4週間以内に監査報告を行わなければいけません。また、会社法において資本金5億円以上、もしくは貸借対照表における、負債の部の合計額が200億円以上の大会社などは会計監査人による監査が必要です。会計監査人によって会計監査を受けたあと監査役による監査となるため、その分時間がかかることになります。

4. 監査役が監査報告書を取締役に提出する（5月10日ごろ）
   監査役が監査報告書を取締役に提出し、取締役会で承認を得る必要があります。株主総会の日時・場所・議案などもこの取締役会で決定します。

5. 株主総会招集通知書の発送（5月17日ごろ）
   株主へ株主総会の案内を発送します。非公開の会社の場合は基本的に開催の1週間以上前までに行わなければいけません。ただし、書面決議を行う場合は2週間前までに発送を行う必要があります。代理行使を認めている場合は委任状を同封します。

6. 計算書類、付属証明書、監査報告書などの本社への据え置き（5月18日ごろ）
   取締役会で承認された計算書類、付属証明書、監査報告書などを本社に据え置きます。据え置きは、株主総会の14日前から5年間行う必要があると会社法で定められています。

7. 株主総会開催（5月31日ごろ）
   定時株主総会が開催されます。基本的には月末に開催されることが多くなります。

招待通知の発送

招集通知の発送は、以下のように会社の区分によって発送しなければいけない期間が決まっています。

• 公開会社もしくは書類投票や電子投票を行う会社は「招集日の2週間前」まで
• 全株式譲渡制限会社は「招集日の1週間前」まで

取締役会を設置していない会社は、定款によってさらに期間を短くすることが可能です。

招待通知に記載すること

招集通知に記載する内容は会社法で定められており、以下のような内容となります。

• 株主総会の日時
• 株主総会の目的
• 書類投票や電子投票が可能な場合は、その旨を明記

ベストな株主・社員総会の会場を探そう！　各イベント会場の比較

東京流通センター 第6会議室の場合

基本情報

• 面積：336m²
• 利用料金：111,000円～
• 利用時間：全日使用料（8時間）

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などターミナル駅からのアクセスも抜群なので、遠方からの参加者がいる場合も安心の会場です。会議室ではあるものの、十分な広さがあり株主総会や社員総会も行うことができます。ケータリングやお弁当のサービスも利用可能なので、総会後の懇親会なども一括で行うことができます。また、近隣が繁華街ではなく海沿いで静かなので、落ち着いた雰囲気のイベントを開催するのにもぴったりです。部屋の利用料金が比較的安いのも注目のポイントです。

サンシャインシティ コンベンションセンター

基本情報

• 最大面積：12,513㎡
• 利用料金：8,329,200円～
• 利用時間：10:00～18:00

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール カトレアサロンAの場合

基本情報

• 面積：530㎡
• 利用料金：550,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分の立地にあり、都心からのアクセスも抜群な会場です。さまざまな展示会やファッションショーの会場としても利用されています。地下では駅から直結しているため、雨の日でも濡れることがなく来場者の方に余計なストレスをかけません。12階ホールは3つにわかれており、必要なキャパシティーに合わせて、会場の組み合わせを変えられるのもメリットです。