東京都内400～500人規模のイベントホール選定ポイント

東京｜200～300人規模のイベントホール・パーティー会場選定ポイント

イベントホール・パーティー会場選定のチェックポイント

東京都内という立地や400人～500人という収容人数で絞っていけば、ある程度会場を決めることはできるでしょう。しかし、それだけではすぐに決定することは難しいでしょう。では、そこから会場を決定するまでにはどのようなポイントに注目したらいいのでしょうか。注目すべき5つのポイントをご紹介します。

キャパシティーや面積・広さは足りているか

まず真っ先に考えるべきなのが会場のキャパシティーや広さです。「会場が狭くて人が入りきらない」「会場が広すぎて無駄なスペースが多い」というのはイベントを主催するのであれば避けなければいけません。ただし、会場の必要な広さはレイアウトによっても変わるため注意しましょう。

アクセス・導線はわかりやすいか

アクセスが悪いと参加意欲をそいでしまう可能性がありますし、導線が悪ければ誘導のために主催者側の手間や人員を割かなければいけません。会場を選ぶ際には「遠方からでも訪れやすいか」「最寄り駅からはどれくらいか」「会場までの道筋がわかりやすいか」といった点を意識しておきましょう。

備品・機材は足りているか

イベントにはイスや机をはじめ、マイク・プロジェクター・音響などさまざまな設備や機材が必要不可欠です。これらの機材が「会場でレンタル可能か」「数は足りるのか」といった点をしっかりと確認しておきましょう。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

会場によっては提供されているサービスには違いがあります。場合によっては予定しているイベントが開催できなくなる恐れもあるため、開催したいイベントに合ったサービスが提供されているかをチェックしておく必要があります。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

人が集まるイベントではクロークや控室を用意する必要があります。クロークや控室に使うことができるスペースもレンタルできるかチェックしておきましょう。予約が入っているなどの理由でレンタルができなかった場合は、イベント会場の一部を区切ってクロークなどのスペースを作ることで対応も可能です。

社内イベント・懇親会の目的を定めよう

社内のメンバーだけが参加するイベントや懇親会は、会場のレンタル料金を会社が負担するのが一般的です。そこが通常の飲み会や個人で開催するイベントとは大きく違うところでしょう。また、イベントの開催自体は手段のひとつにすぎず、人間関係構築が最終的な目的です。

入社式であれば「新しいメンバーとの関係構築」、懇親会等であれば「社内のメンバーとの絆を深める」など、イベントの目的をはっきりさせることで“なんとなく”開催したイベントにならず有意義なものにすることができます。

 

社内イベント・懇親会の目的は以下の3つが大切です。

• 新しく入社・異動してきたメンバーとの交流
• 会社・チームの一体感を強める
• リモートワーカー、別のエリアやオフィスで働く人との交流

 

イベントホールの下見＆料金でチェックしておきたいポイント

ある程度会場が絞れたら、現地の下見や見積もり料金の比較を行いましょう。ここでは、下見と料金比較の際にチェックしておくべきポイントをご紹介します。

下見の際に見るべきポイント

会場の条件

「立地」「収容可能人数」は適切かどうかを見極めましょう。

想定した演出やレイアウトが可能か

「イスやテーブルなど必要な備品は足りるか」「プロジェクターや音響など必要な機材は使用可能か」「レンタルが可能な場合の料金はいくらか」をチェックしておきましょう。

使用上のルール・キャンセル規定

「大きな音を出しても大丈夫か」「飲食物の持ち込み、飲食の伴うイベントが開催可能か」など開催したいイベントに合わせてルールを確認しておきましょう。また、「仮予約は可能か」「キャンセル料はいつから発生するのか」も要チェックです。

料金で見るべきポイント

貸し切り最低料金

ホールを借りるうえで「最低限必要な金額」をチェックしておきましょう。

時間延長時の料金

撤収が遅れてしまった場合に「延長料金が何分ごとにいくらかかるのか」をチェックしておきましょう。

参加人数増減時の料金

予約時と開催時で参加人数に誤差が出てしまうことがあります。事前にその際の料金の取り扱いや対策をチェックしておきましょう。

キャンセル料金

「キャンセル料の金額」「キャンセル料がかかる期間」などをチェックしておきましょう。

ベストな400人～500人規模会場を探そう！　各イベント会場・展示場の比較

東京流通センター Bホール

基本情報

• 面積：949m²         
• 利用料金：420,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などのターミナル駅からも近くアクセス抜群。地方や海外からの来場者がいる場合も安心です。第二展示場では、トラックでの搬入も可能で、幅のあるスロープなど搬入口のユーザビリティもしっかりしており、どのような形式のイベントも行いやすくなっています。ケータリングやお弁当のサービスも利用可。また、会議室・懇親会パッケージプラン」なら、セミナー用の会場と懇親会会場とケータリングをセットで申し込むと、懇親会会場費が0円にすることができます。※

 

※セミナー会場を5時間30分以上利用する必要があります。

 

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール カトレアサロンA

基本情報

• 面積：530㎡
• 利用料金：550,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分とアクセス抜群な会場です。地下では駅に直結しているため、雨の日でも気軽に来場できます。12階には全部で3つのホールがあり、必要に応じてホールを組み合わせられるのもメリットの一つ。搬入は、高さ2.1m以下の車両は地下3階貨物ELV前から、高さ2.1mを越える車両の場合は1階路上からの搬入出が可能です。路上からの搬入の場合は4tトラックが2台まで縦列停車できます。

TOC五反田 Hホール

基本情報

• 面積：543.3㎡
• 利用料金：376,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセス可能。平日は五反田駅から便利な無料シャトルバスが運行しています。平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しているのもこの会場の特徴。社内イベントや懇談会だけでなく、展示商談会、販売会、各種試験、レセプションなど幅広い用途で使用できます。荷物専用エレベーターも完備しているため、機材の搬入も問題なく行うことができます。

ベルサール飯田橋駅前　ホール全体

基本情報

• 面積：578㎡
• 利用料金：720,000円～
• 利用時間：9:00～21:00の間で8時間～

ベルサール飯田橋駅前の特徴

JR・東京メトロ・都営線の飯田橋駅から徒歩約3分に位置する会場で、周囲には宿泊施設やレジャー施設も多く遠方からの来場者がいるイベントでも困ることはありません。4t車をイベントホールへ横付けして搬入口から直接行うことができます。セミナー向けの無料備品が用意されていたり、セッティング・撤去費用が無料だったりするのも特徴の一つです。また、ベルサールは他の地域でもホールを展開しています。