展示会・イベント会場の探し方

東京都内のイベント会場ランキング

展示会・イベント会場の目的・条件別の探し方

収容人数や東京という立地で、ある程度会場の目安をつけることはできますが、具体的にはどのような点に注目したらよいのかすぐには思い浮かばないものです。ここでは、そうした方のために目的・条件別の探し方をご紹介します。

【目的別】

試験会場

受験生は申込時にどの会場でテストが行われるか知らされないケースもあるため、アクセスの良さを重視するのがおすすめです。また、机・椅子の並べ方によって収容人数も変わります。

社員総会・社内イベント・株主総会

社長や社員が登壇するステージを作るスペースがあるか、来場者が座れるスペースがあるかなどを考慮しましょう。社内イベントで食事の時間がある場合はケータリングサービスがある会場が便利です。

展示会

商品や各ブースを並べるスペースが十分にあるかを基準に選びましょう。来場者の動線も意識してください。車や機械、大きな看板などを飾る予定がある場合は搬入ルートも確認しておきましょう。

【条件別】

アクセスを重視したい

アクセスはイベントの参加人数や快適度に直結する部分。少しでも多くの方に参加してもらい、楽しんでもらうために気を配りましょう。ターミナル駅が近く、アクセスのよいエリアは人気が高い傾向です。駅からの距離だけでなく、空港やバス、乗用車なども使いやすい環境だと、利便性が上がるので複数の交通手段があるとベストです。会場によっては1年以上前から予約の受付を始めるので、早めの予約がおすすめです。

利用したいサービス（ケータリングなど）を重視したい

会場によっては「大きな音が出せない」「飲食物の持ち込みが禁止」「ケータリングやデリバリーの依頼先が決められている」など制限が設けられていることがあります。予定しているイベントやプログラムが開催可能かをしっかりとチェックしておきましょう。イベントの内容によっては、十分な商談スペースが確保できるか、大きな荷物の搬入が可能かなどにも注目しましょう。来場者が使える駐車場もあると、人を呼び込みやすくなります。

設備・備品を重視したい

「会場の近くに印刷所やカフェがあるところがいい」「特定の音響機材を借りたい」など、設備・備品について決まっていることがあればそれを基準に選定するのも一つの手段です。各会場のホームページやパンフレットに設備・備品の記載があるため、調べてみましょう。ネット環境やトイレの位置、控室・クロークスペースの有無なども忘れずに確認してください。

会場の絞り込み方

ある程度会場の候補を選出したら、そこからさらに候補を絞り込みましょう。以下のポイントに注目することで絞り込みやすくなります。

改めてテーマ・目標を確認する

会場を選ぶ際は収容人数やアクセスといった基準だけでなく、イベントのテーマ・目標をしっかり決めておくことが大切です。目標を定めることでおのずと必要なキャパシティや設備も見えてきます。「実施すること」が目標にならないようにしましょう。

会場の図面を確認する

会場の面積や収容人数だけにとらわれていると、「ステージやスクリーンが見づらい」「思ったより詰め込むかたちになってしまった」といったケースも想定されます。会場の図面も必ずチェックしておきましょう。

下見を行う

可能であれば、実際に会場に行って下見をしましょう。見ておくとよいポイントは、動線の確認、機材の種類、照明、コンセント位置などの設備に関する確認、搬入口です。また、来場者が高確率で利用するトイレも見ておきましょう。男女ペアで行くとしっかり確認できます。

会場決定までの手順

実際に借りたい会場が決まってからはどのような手順が必要になるか、一般的な例をご紹介します。

問い合わせ

開催内容・日程・希望ホールを会場に連絡してください。電話やインターネットで申し込めます。

仮予約

仮予約とは正式決定するまでの猶予期間です。希望のホールを抑えておきましょう。会場によっては仮予約に期限日があります。詳細をよく確認してください。

本申し込み

利用が確定次第、担当まで連絡し、申込書を書きましょう。申込書発送後に予約を取り消すとキャンセル料が発生する可能性があります。会場ごとのルールをご確認ください。

支払い

請求書が届き次第、所定の期日までに使用料を振り込みましょう。

打ち合わせ

開催当日に向けてスケジュール、レイアウト、利用したい設備などについて打ち合わせを行います。

【打ち合わせする内容の例】
・開催概要、スケジュール
・会場レイアウト、来場者様の動線、警備
・付帯設備の利用（電気、給排水等）、持ち込み機材の有無
・荷物の搬入・搬出計画
・飲食・ケータリング

東京都内の会場を探している方におすすめのイベント会場

東京流通センター

基本情報

• 最大面積：8446m²
• 利用料金：3,800,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅、JR品川駅といったターミナル駅からも近く、地方や海外からの集客が期待できます。10tトラックでの搬入も可能で、幅のあるスロープなど搬入口のユーザビリティもしっかりしているので機材が搬入しやすくなっています。トラックの専用駐車スペースも確保できます。ケータリングサービスだけでなく、館内にレストランもあり、昼食のお弁当からイベント終了後の懇親会までを一括で手配できます。利用料金が安く、費用を抑えられるのも大きな特徴の一つです。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 最大面積：12513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ展示ホールの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール

基本情報

• 最大面積：2160㎡
• 利用料金：2,120,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分と、アクセス抜群なのが「東京交通会館」です。12階は二つのホールがあり、展示会や商談会、ファッションショーの開催も可能。搬入に関しては、高さ2.1m以下の車両は地下3階貨物ELV前から、高さ2.1mを越える車両の場合は1階路上からの搬入・搬出となります。路上からの搬入では4tトラック2台までが縦列停車できます。