東京都内のセミナーイベント会場の選び方

東京都内1000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

東京都内2000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

セミナーイベント会場の選び方

東京都内という立地や収容人数を考えれば、ある程度は会場を絞ることはできるでしょう。しかし、それだけではまだ候補となる会場は多く、イベントにぴったりの会場を見つけるのは難しいはず。では、そこからさらに会場を絞るためには、どのような点に注目したらよいのでしょうか。会場を選ぶ際にチェックしておきたい5つのポイントをご紹介します。

キャパシティーや面積は足りているか

イベントを開催するうえで会場が狭くて、来場者が入りきらない、あるいは必要以上に広いという事態は回避したいところ。開催するイベントの収容人数に合った会場を選びましょう。ただし、座席の配置によって必要な広さが変わることも意識しておく必要があります。

アクセス・動線はわかりやすいか

アクセスや動線は来場者の参加意欲や満足度を左右するポイントです。会場へ行きづらい、最寄り駅から会場までの道のりがわかりにくいとなれば、参加をためらう方や不満を持つ方も出てくるでしょう。また、動線がわかりにくいと誘導のためのスタッフや案内板を配置しなくてはいけないため、運営側にも負担がかかってしまう点にも注意が必要です。

備品・機材は足りているか

セミナーの開催にはイスや机はもちろん、プロジェクター・ホワイトボード・マイクなどさまざまな備品や機材が必要となります。これらは基本的に会場でレンタルすることになるため、使用したい備品や設備をチェックしておきましょう。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

会場ごとに提供されるサービスや利用規定が異なります。そのため、開催するセミナーでケータリングやお弁当の手配などを予定している場合は、そういったサービスが利用可能かどうかを確認しておく必要があります。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

外部からお客さまを集め、ゲストを招く場合は、控室やクロークを用意しておくのがおすすめです。セミナーの規模やゲストの有無など、必要に応じて控室やクロークとして使用できるスペースがあるかを確認しておきましょう。

セミナー会場は早めに予約しよう

セミナーの会場探しはいつから始めたらよいのか気になっている方も多いはず。もし、企画の内容や予算などの条件が既に決まっているのであれば、なるべく早めに会場を探し始めましょう。

セミナー会場の種類について

セミナーを開催する会場として主に以下の3つが挙げられます。

公民館などの施設

公民館などの公的な施設は利用料が安いのが特徴です。しかし、定期的に開かれる地域のワークショップ等で使用されることも多いため、希望の日時に予約を取りにくいというデメリットがあります。

カフェなどの一般施設

カフェなどの一般施設は比較的予約が取りやすいのが特徴です。しかし、使用できない備品や機材があることや、決まった飲食メニューを頼む必要があるなど、制約が多いというデメリットがあります。

貸会議室やイベントスペース

貸会議室やイベントスペースは、公民館などの施設と比べると割高になりますが、予約が取りやすく設備が充実しているのが特徴です。また、各所に点在しているためアクセス・立地のよい場所を選びやすくなっています。

土曜日、3月などは激戦

さまざまなイベントが開催される土曜日は、会場予約も激戦となります。また、4月入社に合わせて新人研修が行われることが多い4月上旬も会場の予約が取りにくい時期です。人気の会場はすぐに予約が埋まってしまうため、なるべく早期に会場選定を行うようにしましょう。

セミナー集客のコツ

セミナーを開くにあたって、会場を決める以前に集客方法について悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。そこでここでは、セミナー集客のコツをご紹介していきます。

目的やターゲットを明確化しよう

まず大事なのが「セミナーを開催する目的」と「誰に向けたセミナーか」を明確にすることです。セミナーは「商品やサービスの購入してもらう」「新しい人材に入社してもらう」といった目標を達成するために開催するもの。その目標が曖昧では、集客はおろかセミナーの内容を決めることや、ターゲットを絞ることもできません。

また、ターゲットが曖昧なまま集客を行っても、効果は出にくくなってしまいます。「これは自分のためのセミナーだ」と思ってもらえるように、目的にマッチしたターゲットを明確に設定することが大切です。

スケジュール設定に気を付けよう

内容やターゲットが決まったら、そのターゲットに合わせた開催日時を設定しましょう。例えば、一般的な企業で働く社会人をターゲットにした場合、業務が流動的になりやすい週初めや、社内イベントが開催されることの多い週末は来場者も集まりにくいことが予想されます。

また、時間も同様に前後の予定が組みにくい時間では、来場者が参加に消極的になることがあります。どのようなスケジュールであれば、ターゲットが積極的に参加してくれるのかを考えるようにしましょう。

適切な告知・集客の方法を選ぼう

セミナーの集客率を上げるには適切な方法を選ぶことが重要です。集客方法は主に以下のような3つの方法があります。

リアル集客

リアル集客とは他社のセミナーや同業者が集まるイベントに参加し、そこで出会った方をセミナーに招待する方法です。一度に多くの集客を行うことは難しいですが、実際に会っているため安心感もあり、効果的な集客方法です。

アナログ集客

アナログ集客とは、電話・チラシ・FAXなどで集客を行う方法です。直接会う必要がなく一度に多くの方にアプローチをかけやすいのがメリットですが、集客につながりにくい、コストがかかるのがデメリットです。

ネット集客

ネット広告は、メール・ポータルサイト・LPなどインターネットを利用した集客方法です。近年はインターネットで集客するイベントが増えています。アナログ集客ほど手間がかからず、より幅広く集客を行うことが可能です。また、方法も豊富なので、あらゆるターゲットに向けてアプローチをかけられるため、集客を行う際はまずネット集客から行うとよいでしょう。

ベストなセミナー会場を探そう！　各イベントホール・展示場の比較

東京流通センター Bホール

基本情報

• 面積：949m²       
• 利用料金：420,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などのターミナル駅からも近く、地方や海外からも来場者を招きやすいイベント会場です。総面積約8400m²のホールは、組み合わせによって小規模から大規模まであらゆるイベントに合わせて利用ができます。ケータリングやお弁当のサービスはもちろん、館内にはレストランもあるため、昼食のお弁当からイベント終了後の懇親会までを一括で手配可能です。会場のレンタル料も安いので、コストが抑えられるのもメリットの一つです。机、イス、ホワイトボード、プロジェクター、マイク、wifiなどの設備も一通りそろっています。

サンシャインシティ コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール　カトレアサロンB

基本情報

• 面積：450㎡
• 利用料金：500,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分と、都内の一等地ともいえる場所にあるイベント会場です。東京駅も近く、アクセスがよいので遠方からの来場者も安心して招待することができます。レイアウト次第で展示会・商談会・ファッションショーなどの開催が可能なので、幅広く利用可能な展示場といえます。

TOC五反田 グランドホールB

基本情報

• 面積：395.9㎡
• 利用料金：278,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセスができるイベント会場です。東京駅や羽田空港からも近いので、遠方からの来場者が来るようなイベントでも心配ありません。また、平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しています。展示商談会、販売会、各種試験、レセプションなど多様な使い方ができるため、使い勝手のよい会場です。荷物専用エレベーターも完備しているので、機材の搬入がある場合も安心です。

ベルサール高田馬場　HALL B

基本情報

• 面積： 1,183㎡
• 利用料金：2,388,000円～
• 利用時間：基本使用8時間以上/日

ベルサール高田馬場の特徴

高田馬場駅（JR線・西武新宿線・東西線）から徒歩約5分、西早稲田駅（副都心線）から徒歩約7分と4線2駅のマルチなアクセスが可能なイベントスペースです。約2,400㎡のホールでは、大規模なイベントを行うこともできます。セミナー向けの無料備品が多数用意されていて、セッティング・撤去費用が無料というのもうれしいポイントです。また、ベルサールは他のエリアでもイベント会場を展開しています。

UDX秋葉原　UDXカンファレンス　Type350（A+B+C）

基本情報

• 面積：353㎡（A+B+C）
• 利用料金：430,000円～（※1日利用の場合）
• 利用時間：予約時間により異なる

秋葉原UDXの特徴

JR秋葉原駅から徒歩2分、つくばエクスプレス秋葉原駅から徒歩3分と最寄り駅からのアクセスがよい会場です。秋葉原駅の目の前で道順も非常にわかりやすいのが特徴です。UDXカンファレンスはセミナーや会議に適していますが、ほかにもイベント会場、シアターなど大小さまざまなスペースがあり、イベントによって用途を使い分けることもできます。また、パーティー会場としても使いやすいホールです。