東京都内のレンタル展示会場の選び方

東京都内のセミナーイベント会場の選び方

レンタル展示場選定のチェックポイント

収容人数や立地を考えれば、ある程度は展示場の目安をつけることはできるでしょう。しかし、そこからさらに会場を絞るためにはどのような点に注目すればよいのでしょうか。ここでは、会場選びでお悩みの方に向けてチェックするべき5つのポイントをご紹介します。

アクセス・導線はわかりやすいか

アクセスや動線が悪いと、参加者に交通面で負担をかけるだけでなく、送迎バスの手配や案内スタッフの配置が必要な場合は運営側の負担も増えてしまいます。場合によっては参加者自体が集まらないという可能性も。少しでも多くの方が快適に参加できるイベントを目指すのであれば、十分に気を配らなければいけません。

キャパシティーや面積は足りているか

会場が狭いと参加者を収容しきれず、会場が広すぎても無駄に予算をかけることになります。そのため、イベントの規模に合った広さの会場を選ぶようにしましょう。また、開催するイベントがスタンディングか着席かで必要な面積が変わることも意識しておきましょう。

備品・機材は足りているか

イベントではイスやテーブル、マイクなどの音響機材、プロジェクターといった備品や機材が必要です。基本的には会場でレンタルすることになると思うので、必要なものをメモしておき、下見の際に「レンタルが可能か」「料金はいくらか」「レンタルできる数」などを確認しておきましょう。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

イベントホール・パーティー会場によっては「大きな音が出るものは禁止」「飲食物の持ち込み不可」「ケータリングやデリバリーの依頼先は会場指定」など決められていることがあります。開催予定のイベントがその会場で行えるかをチェックしましょう。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

イベントによっては、ゲストの控室や荷物を預かるクロークが必要なこともあります。そういったスペースがレンタル可能かをチェックしておきましょう。部屋に空きがないなどの理由でレンタルできない場合は、会場内に間仕切りを設置してスペースを確保することで対処も可能です。ただし、そのスペースを確保する分、会場の広さに余裕を持たせる必要があります。

成功する！展示会のポイント

目的を明確に

イベントの開催にあたって、「そのイベントにはどんな目的があるのか」をはっきりさせておく必要があります。目的が明確になっていないと、イベントの開催がゴールになってしまい、本末転倒になってしまう可能性があります。

会場探しの前にイベント概要をチェックする

人気の会場は1年前から予約が埋まってしまうこともあるため、早めに会場を押さえておくことが重要です。しかし、イベントの内容に合っていない会場を予約しても意味がありません。会場を探し始める前に、どのようなイベントを開催するのか概要をチェックしておき、内容に合った会場を選ぶようにしましょう。

レイアウトを考えよう

展示会は自社の商品やサービスをアピールして仕事へとつなげる場です。会場のレイアウトは展示会を成功させるうえで重要な役割を担っています。来場者の流れに合わせて目立つ位置にキャッチコピーを配置したり、入りやすい場所を入口にしたりと人を呼び込めるよう工夫しましょう。また、必要な場合はその場で商談ができるように、商談スペースを設置してください。

動線を考えよう

展示会では人の動線を考える必要があります。最寄り駅から会場までの動線、来場者が出入りしやすい動線、来場者が会場内をスムーズに移動するための動線、など細かく動線を想定しておくことで、より満足度の高い展示会開催につながります。

ベストな会場を探そう！各レンタル展示会場の比較

東京流通センター　A～Fホール一括使用

基本情報

• 面積：8,446m²
• 利用料金：3,240,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港、JR東京駅・品川駅などからもアクセスがよく、地方や海外からの参加者がある場合も便利なイベント会場です。ホールはA～Fまでの6種類に分かれており、一括使用だけでなくイベントの規模によって分けることもできます。館内にレストランやカフェもあるため、ちょっとした休憩や落ち着いて商談を行えるのもメリットの一つ。会場のレンタル料も安いので、コストを抑えられます。E・Fホールがある第二展示場は10tトラックでの機材搬入も可能で、幅のあるスロープなど搬入口のユーザビリティがしっかりしているのもうれしいポイントです。

サンシャインシティ コンベンションセンター

基本情報

• 面積：12,513㎡
• 利用料金：8,329,200円
• 利用時間：10:00～18:00

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール12階全室使用

基本情報

• 面積：1,960㎡
• 利用料金：1,900,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分、都内の一等地に位置しアクセスも抜群なイベント会場です。駅を出てすぐの場所に位置し、地下で駅と直結しているため遠方からの来場者も安心して招待することができるでしょう。展示会のほかにも、商談会・ファッションショーなどの開催も可能です。展示会場は広さ980㎡ダイヤモンドホール、530㎡のカトレアサロンA、450㎡のカトレアサロンBの3つに分かれているため、イベントに合わせて分けて使用することもできます。搬入は高さ2.1m以下の車両は地下3階貨物ELV前から、高さ2.1mを越える車両の場合は1階路上から行うことができます。

大田区産業プラザPiO 大展示ホール使用

基本情報

• 面積：1,600㎡
• 利用料金：300,000円～（※全日利用の場合）
• 利用時間：9:00～19:00

大田区産業プラザPiOの特徴

京急蒲田駅から徒歩約3分、JR京浜東北線、東急池上・多摩川線蒲田駅から徒歩約13分と乗り入れる路線が多く幅広いアクセスが可能なイベント会場です。京急蒲田駅は羽田空港国内線ターミナル駅から最短約8分、東京駅からも最短約20分とアクセスも抜群。1000人規模と300人規模の2つの展示ホールがあり、規模によって使い分けることが可能です。また、少人数用の会議室も用意されており、畳と障子の和室があるのもこの会場の特徴といえます。