東京都内の貸し・レンタルホールの選び方

東京都内のレンタルスペースの選び方

東京都内の貸しホール選定ポイント

社内イベントの会場候補を探す際は、開催するイベントの内容や日程・参加・予定人数など基本的な情報を整理して、条件に適した場所を選ぶことが大切です。そこで、貸しホール選定の際にチェックしておきたいポイントをご紹介します。

アクセス

まず一番に考えておきたいのが会場へのアクセスです。アクセスが悪い会場では、参加意欲を削いでしまう可能性があり参加人数を左右する要素になります。また、地方や海外に支社・営業所がある場合は、遠方から来る社員のことも考えなければいけません。立地のよい会場ほど予約も埋まりやすいため、早いうちから貸しホールを探し始めていくつか候補を用意しておきましょう。

参加予定人数

会場が狭いと人が入りきらず、広すぎても無駄に予算をかけてしまうことになります。参加予定人数の目安を把握してそれに見合ったキャパシティーの貸しホールを探しましょう。

イベントの日程

人気のイベント会場や会場の繁忙期は、半年～1年以上前から予約が埋まってしまうことも少なくありません。そのため、早い段階で日程をある程度決めておく必要があります。具体的な日程を決めるのが難しい場合は、いくつか候補日を挙げておきましょう。

イベントの内容

そのイベントの内容や目的を確認しましょう。入社式、表彰式、社員総会など開催するイベントによって、会場の広さ・レイアウト・雰囲気・必要な機材や設備などが変わるため、しっかりとチェックしておく必要があります。

予算

イベントで必要な予算の中で大部分を占めるのが会場のレンタル代です。会場自体の費用だけでなく、機材のレンタル代や当日の延長料金なども把握しておく必要があります。また、万が一の事態に備えて日程を変更した際のキャンセル料などもチェックしておきましょう。

 

社内懇親会の景品の選び方

入社式・社員総会・懇親会では、研修・社内コンペや余興で行うビンゴゲーム・クイズ大会などで景品を用意することもあるでしょう。しかし、「景品って本当に必要？」「どんな景品を選んだらよいか分からない」と思っている方も多いはず。そこで、ここでは景品の必要性や選び方について解説します。

また、懇親会でゲーム大会や立食パーティーを取り入れたいと考えている場合は、ケータリングサービスのある会場や、懇親会を行う広さがある貸しホールを選びましょう。

なぜイベントに景品が必要？

イベントで景品を用意する理由としては、「参加者に楽しんでもらうため」というのが大きな理由です。景品をゲットするという目標を提示することで、コンペやゲームの参加者のやる気を掻き立てることができます。

また、家庭を持つ人がイベントに参加するということは家族に帰りを待たせてしまうということ。そういった方にとって景品は、家族へのお土産という側面を持つこともあるでしょう。

景品はあってもなくてもイベントの開催には大きな影響はありません。しかし、景品を用意することはイベントを盛り上げるうえで大きな手助けとなってくれるでしょう。

喜ばれる景品の選び方5箇条

景品を選ぶ際は以下の5つのポイントをおさえておくようにしましょう。

年齢や性別を問わないもの

基本的に、男性にメイク道具、女性に髭剃りなどが当たっても喜ばないのは簡単に想像がつくはず。できるだけ年齢や性別を問わない景品を選ぶようにしましょう。

持ち運びが簡単なもの

景品が大きかったり重かったりした場合、会場までの持ち運びはもちろん、当たった人が持ち帰る手間もかかってしまいます。持ち運ぶことを考えて景品を選ぶか、後日配送できるように手配しておきましょう。目録を用意しておくのも一つの手です。

自分では買わないけどもらえると嬉しいもの

高級な調味料や話題の健康器具など、「自分で買うほどではないけどもらえたら嬉しいもの」は景品にぴったりのアイテムといえます。

ジャンルは幅広くそろえる

人の好みはそれぞれなのでより多くの人に喜んでもらえるように、食品・日用品・おしゃれ雑貨など幅広く種類を用意しておきましょう。

選ぶ際は男女数名で選ぶ

選ぶ人によって景品の選定に偏りが出ないように男女数人で選びに行くのがおすすめです。

景品を決める際の注意点

景品の選び方のポイントについてはご紹介した通りですが、注意点もしっかりとおさえておきましょう。

景品の数は参加者の3割程度

景品があまりに多いと、景品1つあたりの予算が下がり盛り上がりに欠けてしまいます。また、すべての景品がいきわたるまでに時間がかかってしまうため、参加者の3割程度を目安にしておくのがおすすめです。

豪華景品は景品の数の2～3割程度

景品の中でも1等、2等、3等などランクを分けておくと景品の争奪戦を盛り上げることができます。

ベストな100人以上の規模で使える会場を探そう！　各貸し・レンタルホールの比較

東京流通センター 第6会議室の場合

基本情報

• 面積：336m²
• 利用料金：111,000円～
• 利用時間：全日使用料（8時間）

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などターミナル駅からのアクセスも抜群の会場です。会議室ではあるものの、十分な広さがあり飲食も可能なのでパーティーや懇親会の会場として利用することができます。ケータリングやお弁当のサービスも利用可。部屋の利用料金が比較的低く、お得な「会議室・懇親会パッケージプラン」なども用意されているのも注目ポイントです。

サンシャインシティ コンベンションセンター

基本情報

• 最大面積：12,513㎡
• 利用料金：8,329,200円～
• 利用時間：10:00～18:00

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール カトレアサロンBの場合

基本情報

• 面積：450㎡
• 利用料金：500,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分の立地にあり、都心の主要部からのアクセスも抜群な会場です。地下では駅に直結しているため、雨の日でも来場しやすくなっています。12階ホールは3つに分かれており、組み合わせによって必要なキャパシティーに合わせた使い方ができるのもメリットの一つ。商業施設内の会場なので、食事や喫茶なども利用しやすいのも嬉しいポイントです。

TOC五反田　グランドホールA2の場合

基本情報

• 面積：385.3㎡
• 利用料金：270,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からも近いなど幅広くアクセス可能なのが魅力的な会場です。平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しているのもこの会場の特徴。社内イベントや懇談会だけでなく、展示商談会、販売会、各種試験、レセプションなど幅広い用途で使用できます。荷物専用エレベーターも完備しているため、機材の搬入がある際も安心です。