東京都内のレンタルスペースの選び方

アクセスが良くて低価格なイベントホール

レンタルスペース選定のチェックポイント

東京都内という立地や収容人数を考えれば、ある程度は会場を絞ることはできるでしょう。とはいえ、東京には数多くのレンタルスペースがあるため、候補を絞っていくのにも時間がかかります。では、それ以外にはどのような点に注目するべきなのでしょうか。ここでは、会場選びの際に注目しておきたい5つのポイントをご紹介します。

アクセス・動線はわかりやすいか

会場選びの際、アクセスや動線を考えることは非常に重要です。「会場まで遠い」「道のりがわかりにくい」といった場所では、移動に時間や手間がかかり、参加意欲をそいでしまう可能性があります。「出発地からのアクセス」「最寄り駅からのアクセス」「会場までの動線」を意識しておきましょう。

キャパシティーや面積は足りているか

せっかく会場をおさえても、狭すぎて窮屈では満足度の高いイベントは開催できません。また、広すぎても予算を無駄に使ってしまうことになるため、適切な広さの会場を選ぶようにしましょう。

備品・機材は足りているか

イベントを行う際には机やイスをはじめ、プロジェクターや音響などさまざまな設備が必要となります。それらの備品や機材が会場でレンタル可能かを事前に調べておきましょう。また、備品は数に限りがあるため、十分な数をレンタルできるかも確認しておく必要があります。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

社内イベントやミーティングではケータリング、お弁当の手配などを利用することもあるでしょう。会場によって手配可能なサービスが違うため、イベントで利用したいサービスが使えるのかを確認しておきましょう。また、ケータリングやお弁当の手配先が決められている場合もあるため、希望がある場合は詳しいサービスの内容も確認することをおすすめします。

主なレンタルスペースの種類

「レンタルスペース」と一口にいっても、会場のタイプはさまざまあります。会社での集まりに利用できる主なレンタルスペースは3種類。ここではそれぞれの特徴をご紹介していきます。

会議室

基本的に机とイスが配置された、落ち着いた内装の部屋です。パーティーなどのイベントを行うというよりは、名前の通り会議を行うための場所となります。レイアウトを変更することで、会議以外にもレッスンや勉強会、取材・撮影などあらゆる用途で利用が可能です。

セミナールーム・イベント会場

少人数から大人数まで幅広く対応可能なのがセミナールームやイベント会場です。各種セミナーから企業研修、パーティーなど幅広い用途で使用することができます。イベントの規模や内容に合わせて適した会場を選ぶことが可能です。

パーティースペース

パーティースペースは、プライベートな空間で飲食が可能なパーティーに特化したレンタルスペースです。キッチン付き・マンションの一室・お店の貸し切りなどさまざまなタイプがあるため、イベントの内容に合わせて選ぶようにしましょう。

チームの士気を高める！オフサイトミーティングを成功させるコツ

会議室やセミナー会場などを使って行うのにぴったりな会議「オフサイトミーティング」。どういった意味があるのか、成功させるためのコツなどについて解説します。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、職場から離れた場所で行う会議のことです。堅苦しい会議室ではなく、開放的な空間の中で行うことで、議論の活性化、クリエイティブなアイデア出し、コミュニケーションの促進などが期待できます。最近ではオフサイトミーティングに合わせて社員旅行やインセンティブ旅行を企画する企業も少なくありません。

オフサイトミーティングの準備

オフサイトミーティングを行うにあたってどのような準備を行えばよいのか、その一例をご紹介していきます。

目的とゴールを設定する

オフサイトミーティングは開催する場所が職場の外であっても、あくまでも仕事のミーティングです。「ミーティングを行う目的」と「ミーティングのゴール」はしっかりと事前に決めておきましょう。

ミーティングの概要を決める

参加者・役割分担・ミーティングに必要な時間を決めます。人数があまり多すぎると発言に偏りが出てしまうため、多くても10人程度にしておきましょう。進行役などの役割分担も同時に決めておくと安心です。

また、オフサイトミーティングは半日から丸1日など長い時間を使うのが一般的。ミーティングの時間はイベント会場の選定や開催日時にも関わることなので早めに決めておきましょう。

会場を予約する

日時や人数が決まったら会場を予約します。オフサイトミーティングは会場の雰囲気がミーティングの質を左右するため、慎重に選ばなければいけません。「窓から自然光が入り、開放感がある」「飲食が可能」「プロジェクターやWi-Fiなど必要な機材がすべてそろっている」というポイントに注意しながら会場を選定していきましょう。

また、ランチのケータリング、オフサイトミーティング後の懇親会の手配も会場と相談しながら行うのがおすすめです。

議題とタイムテーブルの設定

なんとなく進める会議にならないように、議題とタイムテーブルをしっかりと設定してメンバーに共有しておきましょう。当日に急な変更が出ても問題ないように、タイムテーブルには余裕を持たせておくと安心です。オープンでフラットな意見を言い合える会議にするために、30分以上のアイスブレイクを入れることも大切です。

当日の進行のコツ

オフサイトミーティングを成功させるために、当日はどのような点に注意すればよいのでしょうか。当日の進行のコツについてご紹介してきます。

進行役は中立でポジティブに

進行役は先入観を持たずにポジティブであることが重要です。進行役が中立的な立場でポジティブに進めていくことで、参加者も積極的に発言しやすくなり、活発な議論を展開することができます。

全員が参加できる会議を心がける

さまざまな立場の人から多様な意見を集められるのがオフサイトミーティングの魅力です。そのため、進行役は「発言する人が偏っていないか」「発言しにくい空気になっていないか」に気を配る必要があります。

気分のリフレッシュも重要

長丁場のミーティングでは、集中力が欠ける場面もあるはず。そういったときは、場をリフレッシュさせる必要があります。一度ストレッチを行う、全員立って会議を行う、お茶やお菓子をとるなど、必要に応じてリフレッシュしましょう。

ベストな50人規模会場を探そう！　東京都内の会議室系レンタルスペース比較

東京流通センター 第1会議室を使用する場合

基本情報

• 面積：168m²
• 利用料金：54,900円～
• 利用時間：全日利用（8時間）

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などのターミナル駅からも近く、地方や海外に支社がある場合も安心のイベント会場です。会議室は特別会議室を含めて全部で8つあり、会議の規模に合わせて部屋を選ぶことができます。また、1000～8000人規模のイベントも開催可能なホールもあるため、大規模な社内イベントにも対応しています。ケータリングやお弁当のサービスはもちろん、館内にレストランもあるため、昼食のお弁当からイベント終了後の懇親会までを一括で手配可能です。会場のレンタル料も安いので、コストを抑えられます。ホワイトボード、プロジェクター、イス、机、マイク、wifiなどの設備も一通りそろっています。

東京交通会館展示ホール　第一会議室Bを使用する場合

基本情報

• 面積：200㎡
• 利用料金：110,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分と、アクセス抜群な都内の一等地に構えるイベント会場です。東京駅からも近いため、遠方からの参加者がいる場合も問題ありません。会議室は全部で4つあり、10名ほどから150名まで対応可能です。また、コンパクトでありながら開放的な空間の展示会場もあり、「いつもと違う空間で会議をしたい」という方にもおすすめです。

大田区産業プラザPiO D会議室を使用する場合

基本情報

• 面積： 129m²
• 利用料金：19,400円～
• 利用時間：9:00～22:00

大田区産業プラザPiOの特徴

京急蒲田駅から徒歩約3分、JR京浜東北線、東急池上・多摩川線蒲田駅から徒歩約13分のところに位置するイベント会場です。京急蒲田駅は羽田空港国内線ターミナル駅から最短約8分、東京駅からも最短約20分とアクセスも抜群。30人規模の会議室から1000人規模の展示ホールまで大小幅広いレンタルスペースが用意されています。また、畳と障子の和室を選ぶことができるのもこの会場の特徴です。