東京都内で大規模イベントを成功させるポイント

東京都内2000人規模のイベント・展示会場選定チェックポイント

大規模イベントを成功させるためのポイント

大規模な展示会や商談会を行う企業は多く存在しますが、その成功の秘訣とはなんなのでしょうか。ここでは大規模イベントを成功に導くためのポイントを4つご紹介します。

お客さまが満足できる内容にする

外部からお客さまを招くイベントでは、お客さまに満足してもらうことを一番に考えなくては本来の目的を果たすことはできません。「お客さまがなにを求めているのか」「お客さまに満足してもらうためにはなにをすればよいのか」を考えてイベント開催に取り組みましょう。

目的を明確にする

イベントの準備をしていると「イベントの開催が目的」となってしまうことが多々あります。しかし、イベントの開催はあくまで手段です。「なにを目的としたイベントなのか」を明確にして準備に取り掛かりましょう。

お客さまがイベントに参加するまでのプロセスを考える

お客さまを呼ぶのであれば、お客さまがイベントに参加するまでの過程にも気をつかっておきたいところ。「お客さまはなにに引かれるのか」「いつなら参加しやすいのか」「どうしたら足を運びやすくなるのか」などのプロセスを意識してイベントを組み立ててみましょう。

イベント運営の一部をプロに依頼する

大規模イベントの開催を社内の人員だけで運営するのが難しいというケースもあるはず。そのような状態では、無理をしてなんとか開催までたどり着いたとしても満足のいくものはできません。そういった場合は、一部をイベント運営会社に依頼することも検討しましょう。

会場の条件を決めよう

取引先やお客さまを招待する、大切なイベントの会場選びでは、条件を整理することが大切です。以下のような点を事前に決めておくようにしましょう。

予算

予算には限りがあることを忘れてはいけません。会場はもちろん内装・備品・機材にもお金はかかるため、しっかりと予算管理を行いながら会場を決めるようにしましょう。

収容人数

大規模なイベントを開くのであれば、会場の収容人数も把握しておかなければいけません。「人が会場に入りきらない」「会場が広すぎて寂しい印象を受ける」というのはどちらもイベントを開催するにあたってマイナスです。規模に合った会場を選ぶようにしましょう。

日程

イベントに人を呼ぶためには開催する日程も重要。平日と休日どちらに開催するのがよいのかは、イベントの性質によって変わります。ビジネス向けなら社会人が外に出やすい平日に、ファミリーや一般向けなどの場合はお出掛けの機会が多い休日に開催するといった工夫をしましょう。

アクセス

アクセスの良しあしはお客さまの来場意欲を左右します。「イベントは気になるけど、会場のアクセスが悪いから行けない」というのは非常にもったいないですよね。空港やターミナル駅から近い、複数の路線が乗り入れている点などに注目しましょう。

会場の種類・グレード

大規模イベント会場というと、「東京ビッグサイト（東京国際展示場）」や「幕張メッセ」が思い浮かぶ方も多いと思いますが、想定収容人数によっては「東京流通センター」などの中規模のイベントホールも利用できるケースがあります。また、社外の方を招くセミナー・懇親会などの場合はホテルの宴会場を借りるという選択肢もあると思いますが、ケータリングサービスなどがあれば、貸しホールで代用できるケースがあります。収容人数やイベント内容に合ったグレードの会場を選びましょう。

ケータリング、備品

「会場を予約したが備品が足りなかった」「予約した会場では飲食ができなかった」など会場によって使用できる備品や禁止事項が違います。そのため、事前にイベント開催に必要な備品や、開催するイベントが禁止事項に引っかかってないかを確認しておきましょう。

来場者に喜んでもらうために気を付けること

社外の方、お客さまなどを招くイベントでは、セミナーや商談・プレゼンテーションなどの内容も大切ですが、来場者の満足度を上げることもとても大切です。来場者に喜んでもらうために気を付けるべきことを3つご紹介します。

来場者に不便な思いをさせない

会場が駅から遠い、アクセスが悪いと、来場者に不便な思いを強いることになります。どんなによいイベントだとしても満足度は半減してしまいますし、そもそも足を運んでもらえないかもしれません。なるべくアクセスのよい会場を選ぶようにしましょう。また、遠方からも来場者が予測される場合には、周囲に宿泊施設があるかどうかなど周辺環境にも気を配る必要があります。

イベントの進行はスムーズに

「準備に時間がかかってしまう」「トラブルで長時間中断してしまう」というのは来場者のストレスとなります。必要なものが必要なときに使えるように事前準備をしっかりと行っておきましょう。

おもてなしを大切に

なによりも大切なのは「相手に喜んでもらう」というおもてなしの心を持つことです。これがなければ来場者の方々に喜んでもらうことは難しいといえます。命じられてサービスをするのではなく、主体的なおもてなしの姿勢で来場者を迎えましょう。

ベストな大規模会場を探そう！　各イベント会場・展示場の比較

大規模イベントの会場というと「東京ビッグサイト（東京国際展示場）」や「幕張メッセ」が有名です。しかし、予算やスケジュールなどを考えると大規模な展示場の利用は難しいという方も多いのではないでしょうか。また、「大規模かと思っていたが中規模のホールでも開催できそう」というケースもあるかと思います。今回は想定人数1000～3000人程度収容可能な会場をご紹介します。

東京流通センター Aホール+Bホール

基本情報

• 面積：2105 m²     
• 利用料金：930,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅・品川駅などのターミナル駅からも近く、地方や海外からの来場者がいる場合も安心のイベント会場です。ホールは6つに区切られているため、1000人～8000人規模のイベントに対応しています。第二展示場では、トラックでの搬入可能や幅のあるスロープなど、搬入口のユーザビリティも抜群。ケータリングやお弁当のサービスはもちろん、館内にレストランもあるため、昼食のお弁当からイベント終了後の懇親会までを一括で手配可能です。会場のレンタル料も安いので、コストを抑えられます。

サンシャインシティ コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティコンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール　カトレアサロン全室+ダイヤモンドホール

基本情報

• 面積：1,960㎡
• 利用料金：1,900,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分と、都内の一等地ともいえるアクセス抜群なイベント会場です。遠方からの来場者も安心して招待することができるでしょう。展示会・商談会・ファッションショーなどの開催も可能。搬入は高さ2.1m以下の車両は地下3階貨物ELV前から、高さ2.1mを越える車両の場合は1階路上から行うことができます。

TOC五反田 A1～Cホール

基本情報

• 面積：2,273.8㎡
• 利用料金：1,476,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセスができるイベント会場です。平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しています。展示商談会、販売会、各種試験、レセプションなど幅広い用途で使用でき、使い勝手のよい会場といえるでしょう。荷物専用エレベーターも完備しているため、機材の搬入も問題なく行うことができます。

ベルサール渋谷ガーデン B1 HALL A+B+C

基本情報

• 面積： 2,884㎡
• 利用料金：4,900,000円～
• 利用時間：基本使用12時間以上/日

ベルサール渋谷ガーデンの特徴

渋谷の喧騒から少し離れた道玄坂の上に位置するイベント会場です。渋谷駅にはさまざまな路線が乗り入れているため、アクセスも抜群。また、渋谷駅から徒歩約10分、神泉駅から徒歩約6分と駅からのアクセスも良好です。ベルサールは、渋谷以外にも都内数か所に貸し会議室やイベント会場があるため、使いやすいエリアの会場を探してみましょう。