東京都内200～300人規模のイベントホール・パーティー会場選定ポイント

東京｜400～500人規模のイベントホール選定ポイント

東京都内の代表的なキャパ200人規模のイベント会場

• 東京流通センター Bホール
  東京都内でキャパ２００人に対応できる会場として多数のイベント開催実績があります。
  羽田空港やJR東京駅・品川駅などのターミナル駅からも近くアクセス抜群。搬入口が広く、ケータリングや会議室パックなどのサービスも充実していて使い勝手の良いホールです。
• サンシャインシティ　コンベンションセンター
  池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。一般向けの集客に適しています。
• 東京交通会館展示ホール カトレアサロンB
  JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分とアクセス抜群な会場です。都心にあるため利用料は比較的高めです。

東京都内200～300人規模のイベントホール・パーティー会場選定のチェックポイント

200～300人という規模や東京という立地で、ある程度イベントホール・パーティー会場の目安をつけることはできますが、そこからさらに会場を絞るためにはどのような点に注目したらよいのかすぐには思い浮かばないものです。ここでは、そんな方のために注目すべき5つのポイントをご紹介します。

アクセス・導線はわかりやすいか

アクセスや導線はイベントの参加人数や快適度に直結する部分です。少しでも多くの方に参加してもらい、楽しんでもらうためには、気を配りましょう。また、最寄り駅から距離があったり場所がわかりにくかったりする場合は、送迎バスの手配や案内スタッフ・サインの設置を行う必要があり、運営側の負担が増える可能性があります。

キャパシティーや面積は足りているか

イベントの成功には、アクセスだけでなく、会場のキャパシティも確認しておく必要があります。
会場が狭いと参加者を収容しきれないというのはもちろんのこと、実は会場が広すぎる場合も問題が起こることがあります。広すぎる会場では、参加者がまばらに広がってしまい、イベント全体の雰囲気が寂しい印象を与えてしまうことがあるのです。

特に、200人規模のイベントでは、会場が広すぎると閑散とした印象を与えるケースが多く見られます。参加者がまとまって盛り上がりたいイベントにおいては、会場の空間をうまく活用して、一体感を生み出すことが重要です。

また、料理が振る舞われるパーティーの場合は、立食形式か着席形式かによって必要な面積が変わってきます。立食形式では、参加者が自由に移動しながら料理を楽しむため、ゆとりのあるスペースが求められます。一方、着席形式では、参加者がテーブルに座って食事をするため、テーブル配置や通路の確保が重要となります。

備品・機材は足りているか

イベントを成功させるためには、様々な備品や機材が必要不可欠です。イスやテーブルはもちろんのこと、マイクや音響機材、プロジェクターなど、イベントの性格や内容に応じて適切なアイテムを準備することが求められます。
まずは、必要なものをメモしておき、下見の際に「レンタルが可能か」「料金はいくらか」「レンタルできる数」などを確認しておきましょう。
また、機材の品質や性能、仕様などを確認することも重要です。
例えば、音声やプレゼンテーションが重要な場合には、高機能な音響機材やプロジェクターを用意する必要があります。

さらに、イスやテーブルのセッティングについても検討が必要です。200人規模のイベントでは、イスやテーブルの配置が参加者の快適さや会場の効率性に大きく影響を与えます。
主催者側のスタッフでセッティングするか、専門のセッティングサービスを利用するかは、予算や時間的な制約、スタッフの能力などを総合的に考慮して決定するべきです。

イベントの備品と機材の準備には、事前の計画と段取りが不可欠です。充分な準備期間を確保し、必要な備品や機材のリサーチと手配を進めましょう。また、万が一のトラブルに備えて予備の備品や機材を用意しておくことも忘れずに考えてください。

利用規約で制限されていることがあるか？

イベントホールやパーティー会場には、開催に際してさまざまな制約や制限が存在します。
その中でもよくある制約としては、「大きな音が出せない」「飲食物の持ち込みが禁止」「ケータリングやデリバリーの依頼先が決められている」といったものがあります。
これらの制約は、会場側が周囲の環境や他の利用者への配慮、安全面の観点などを考慮して設けられています。
そのため、イベントを計画する際には、予定している会場での開催が制約に適合しているかをしっかりとチェックすることが重要です。

具体的には、会場の利用条件や制限事項を事前に確認しましょう。
まずは、音響面の制約についてです。イベントで使用するマイクや音響機材について、会場が許容する音量や使用時間の制限などを確認しておきましょう。
また、飲食物の持ち込みに関する制約も重要です。会場が自社の飲食サービスを提供している場合、持ち込みは禁止されることがあります。
さらに、ケータリングやデリバリーの依頼先についても確認が必要です。会場が特定の業者と提携している場合には、その業者の利用が要求されることがあります。
イベントの性格や参加者のニーズに応じて、飲食物の提供方法を検討しましょう。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

イベントを開催する際には、登壇者などの控室や荷物を預かるクロークがあると非常に便利です。そのようなスペースがレンタル可能かどうかを事前に確認しておきましょう。
場合によっては、会場内に間仕切りを配置してスペースを確保する必要があるかもしれません。
控室やクロークスペースは、登壇者や出演者が準備や休憩を行うためのプライベートな空間であり、彼らのパフォーマンスに直結します。
そのため、十分なスペースと設備が提供されているかを入念に調査し、必要に応じて会場の選択を検討しましょう。

社内イベントの担当者を決めよう

100人を超えるようなイベントを成功させるためには、運営側のチームワークも重要です。そこで200人・300人クラスのイベントを開催する場合に必要な役割や、運営のポイントについてご紹介します。人数はあくまでも参考なので、レイアウトなどに応じて適切に人員を配置しましょう。

• 統括リーダー（1名）
  イベントの総合責任者です。各部門のリーダーと連絡を取りながらイベント全体を把握し、その都度適切な指示・連携を進めていきます。トラブルが発生した際に迅速な対応ができるように準備をしておきましょう。
• 統括サブリーダー（2～3名）
  統括リーダーと共にイベント全般にかかわり、イベントの成功に向けて動いていきます。また、運営リーダーや進行リーダーなど他のリーダーを兼任することで、各部門との連携が取りやすくなりスムーズなイベントの進行が可能となります。
• 運営リーダー（1～2名）
  イベントをスムーズに運営するために、イベントの全体を把握しスタッフと連絡を取りながらまとめます。ゲストやスポンサーの当日対応を行うのも仕事の一つです。
• 進行リーダー（1～2名）
  イベントのプログラム進行をまとめるリーダーです。リハーサルの仕切りやキュー出しなど、イベントがスムーズ進行できるかを左右するキーパーソンとなります。
• 受付（4～8名）
  イベント当日の受付スタッフを担当します。クローク・集金・配布など必要に応じて担当と配置を決めていきましょう。受付は来場者に失礼なく案内ができるよう体制を整えておくことが大切です。
• 案内（4～6名）
  喫煙スペース・トイレ・受付の案内・周辺の地理など、来場者が必要としている情報にスムーズに対応し案内を行います。会場の広さや導線によって配置する人数を変えましょう。会場の規模や駐車場誘導など必要性に合わせて、警備として外部に発注を行うこともあります。
• 司会進行（1～2名）
  イベントの司会進行を務めます。進行中にはその場を離れることができないため、アシスタントを用意しておくと安心です。心配な場合やイベントの規模が大きい場合は、外注も検討しておきましょう。
• 環境演出（3～6名）
  照明・音響・映像などの演出を行います。専門的な作業になるため、外注も検討しましょう。また、「どのような演出が可能なのか」を事前に会場側とも確認しましょう。

イベントホール・パーティー会場申し込みはお早めに！

イベントホール・パーティー会場探しをどれくらい前から行うべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし、企画の内容や予算などの条件が既に決まっているのであれば、なるべく早めに会場を探し始めるのがオススメです。
特に、２００人規模のイベントは開催機会が多く、会場の競争率も高い傾向にあります。
便利な会場、コストパフォーマンスがよく安い会場は早い者勝ちなので、時間がたつほどよい会場は予約で埋まってしまいます。
主催者によっては1年以上前から会場探しを行っている場合も少なくありません。可能であれば1年前、遅くとも半年前には会場選びができるようにしましょう。
パーティー・懇親会のレイアウト
イベントホール・パーティー会場が決まったら、次はレイアウトを決めなければいけません。しかし、イスや机の配置は普段から行うものではないため、悩んでしまいますよね。
レイアウトを考える際は、パーティーや懇親会の参加者が会話しやすくなることを意識することが重要です。それを踏まえてそれぞれのスタイルを検討していきましょう。

パーティー・懇親会のレイアウト

イベントホール・パーティー会場が決まったら、次はレイアウトを決めなければいけません。しかし、イスや机の配置は普段から行うものではないため、悩んでしまいますよね。レイアウトを考える際は、パーティーや懇親会の参加者が会話しやすくなることを意識することが重要です。それを踏まえてそれぞれのスタイルを検討していきましょう。

立食 or 着席

ビュッフェなど料理が振る舞われるパーティーの場合は、まず立食か着席かを選択する必要があります。
一般的には、ビジネス関連のパーティーの場合は立食形式が一般的です。
立食形式では、参加者は自由に移動し、立ち話やグループでの会話が活発に行われます。一方、着席形式では、参加者はテーブルに座り、ゆったりと食事や交流を楽しむことができます。
どちらのスタイルを選ぶかは、イベントの雰囲気や目的、参加者の特性によって異なります。
コミュニケーションを活発にする目的でイベントを開催するのであれば、自由に動き回れて気軽にあいさつなどもしやすい立食スタイルがオススメです。

テーブルの置き方

着席スタイル

着席スタイルでは、参加者がテーブルに座り、ゆったりと食事や交流を楽しむことができます。ここでは、スタンダードなテーブルの配置方法をご紹介します。
着席の場合は丸テーブルを囲むようにイスを配置するか、長テーブルに向かい合うようにイスを配置するのがスタンダードです。
丸テーブルを使用すると、参加者同士が円形に配置され、コミュニケーションが円滑に行われます。また、長テーブルでは参加者同士が対面になるため、グループごとの会話がしやすくなります。
「ステージが見えにくくなる場所はないか」「テーブルや参加者の間隔は狭くないか」などを意識しておきましょう。

立食スタイル

立食スタイルでは、参加者が自由に動き回り、気軽にコミュニケーションを取ることができます。ただし、会場の導線や料理の配置には配慮が必要です。
立食スタイルでは、会場の中心部に料理を配置することで、参加者が自由に移動しながら料理を楽しむことができます。
逆に、料理を会場の一角に配置し、中心部に食事を楽しむテーブルを配置する方法も効果的です。これにより、参加者は料理を取りに行きながら会話を楽しむことができます。
また、会場の壁際にイスを配置しておくと、ちょっとした休憩や落ち着いた会話を楽しむことができます。

ベストな200～300人規模会場を探そう！　各イベントホール・パーティー会場の比較

東京流通センター Bホール

基本情報

• 面積：949m²         
• 利用料金：420,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港・JR東京駅・JR品川駅などのターミナル駅からもアクセスしやすく、地方や海外からの参加者がいる場合も安心です。広い会場なので、場所を広く使った催しものやゲームなどを行うことができます。第二展示場は、トラックでの搬入も可能なので、さまざまな機材を用意してオリジナリティーあふれるイベントを行うことも可能。都内のイベント会場の中でも比較的費用を抑えられるのも大きな特徴といえるでしょう。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール カトレアサロンB

基本情報

• 面積：450㎡
• 利用料金：500,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分とアクセス抜群な会場です。地下では駅に直結しているため、雨の日でも気軽に来場できます。12階には全部で3つのホールがあり、必要に応じてホールを組み合わせられるのもメリットの一つ。会場付帯設備やサービスとして駐車割引サービスや無料でWi-Fiの使用が可能というのもうれしいポイントです。

TOC五反田　Bホール

基本情報

• 面積：395.9㎡
• 利用料金：278,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセス可能なイベント会場です。平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しているのもこの会場の特徴。また提携ホテルにニューオータニイン東京があるため、遠方からの参加者の宿泊施設が必要な場合も安心です。