東京都内200～300人規模のイベントホール・パーティー会場選定ポイント

東京｜400～500人規模のイベントホール選定ポイント

イベントホール・パーティー会場選定のチェックポイント

200～300人という規模や東京という立地で、ある程度イベントホール・パーティー会場の目安をつけることはできますが、そこからさらに会場を絞るためにはどのような点に注目したらよいのかすぐには思い浮かばないものです。ここでは、そんな方のために注目すべき5つのポイントをご紹介します。

アクセス・導線はわかりやすいか

アクセスや導線はイベントの参加人数や快適度に直結する部分です。少しでも多くの方に参加してもらい、楽しんでもらうためには、気を配りましょう。また、最寄り駅から距離があったり場所がわかりにくかったりする場合は、送迎バスの手配や案内スタッフ・サインの設置を行う必要があり、運営側の負担が増える可能性があります。

キャパシティーや面積は足りているか

アクセスと同様にイベントホール・パーティー会場のキャパシティーもしっかりと確認しておきたいポイントです。会場が狭いと参加者を収容しきれないのはもちろん問題ですが、会場が広すぎても寂しい印象を与えてしまいます。また、ビュッフェやコースなど料理が振る舞われるパーティーの場合は、立食にするか着席にするかで必要な面積が変わることを考慮しましょう。

備品・機材は足りているか

イベントではイスやテーブルはもちろんマイク・音響機材・プロジェクターなどあらゆる備品や機材が必要です。まずは、必要なものをメモしておき、下見の際に「レンタルが可能か」「料金はいくらか」「レンタルできる数」などを確認しておきましょう。

利用したいサービス（ケータリングなど）はあるか

イベントホール・パーティー会場によっては「大きな音が出せない」「飲食物の持ち込みが禁止」「ケータリングやデリバリーの依頼先が決められている」など制限が設けられていることがあります。その会場で予定しているイベントが開催可能かをしっかりとチェックしておきましょう。

控室、クロークなど必要なスペースがあるか

イベントを開催するにあたって、登壇者などの控室や荷物を預かるクロークがあると便利です。そういったスペースがレンタル可能かをチェックしておきましょう。場合によっては会場内に間仕切りを配置してスペースを確保する必要があるため、会場の選び方にも大きくかかわるポイントです。

社内イベントの担当者を決めよう

100人を超えるようなイベントを成功させるためには、運営側のチームワークも重要です。そこで200人・300人クラスのイベントを開催する場合に必要な役割や、運営のポイントについてご紹介します。人数はあくまでも参考なので、レイアウトなどに応じて適切に人員を配置しましょう。

• 統括リーダー（1名）
  イベントの総合責任者です。各部門のリーダーと連絡を取りながらイベント全体を把握し、その都度適切な指示・連携を進めていきます。トラブルが発生した際に迅速な対応ができるように準備をしておきましょう。
• 統括サブリーダー（2～3名）
  統括リーダーと共にイベント全般にかかわり、イベントの成功に向けて動いていきます。また、運営リーダーや進行リーダーなど他のリーダーを兼任することで、各部門との連携が取りやすくなりスムーズなイベントの進行が可能となります。
• 運営リーダー（1～2名）
  イベントをスムーズに運営するために、イベントの全体を把握しスタッフと連絡を取りながらまとめます。ゲストやスポンサーの当日対応を行うのも仕事の一つです。
• 進行リーダー（1～2名）
  イベントのプログラム進行をまとめるリーダーです。リハーサルの仕切りやキュー出しなど、イベントがスムーズ進行できるかを左右するキーパーソンとなります。
• 受付（4～8名）
  イベント当日の受付スタッフを担当します。クローク・集金・配布など必要に応じて担当と配置を決めていきましょう。受付は来場者に失礼なく案内ができるよう体制を整えておくことが大切です。
• 案内（4～6名）
  喫煙スペース・トイレ・受付の案内・周辺の地理など、来場者が必要としている情報にスムーズに対応し案内を行います。会場の広さや導線によって配置する人数を変えましょう。会場の規模や駐車場誘導など必要性に合わせて、警備として外部に発注を行うこともあります。
• 司会進行（1～2名）
  イベントの司会進行を務めます。進行中にはその場を離れることができないため、アシスタントを用意しておくと安心です。心配な場合やイベントの規模が大きい場合は、外注も検討しておきましょう。
• 環境演出（3～6名）
  照明・音響・映像などの演出を行います。専門的な作業になるため、外注も検討しましょう。また、「どのような演出が可能なのか」を事前に会場側とも確認しましょう。

イベントホール・パーティー会場申し込みはお早めに！

イベントホール・パーティー会場探しをどれくらい前から行うべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。もし、企画の内容や予算などの条件が既に決まっているのであれば、なるべく早めに会場を探し始めるのがオススメです。

便利な会場、コストパフォーマンスがよく安い会場は早い者勝ちなので、時間がたつほどよい会場は予約で埋まってしまいます。主催者によっては1年以上前から会場探しを行っている場合も少なくありません。可能であれば1年前、遅くとも半年前には会場選びができるようにしましょう。

パーティー・懇親会のレイアウト

イベントホール・パーティー会場が決まったら、次はレイアウトを決めなければいけません。しかし、イスや机の配置は普段から行うものではないため、悩んでしまいますよね。レイアウトを考える際は、パーティーや懇親会の参加者が会話しやすくなることを意識することが重要です。それを踏まえてそれぞれのスタイルを検討していきましょう。

立食 or 着席

ビュッフェやコースなど料理が振る舞われるパーティーの場合は、立食と着席のどちらかのスタイル選ぶことになります。立食形式が一般的ですが、年配の方が多い場合や、落ち着いたイベントにしたい場合は着席スタイルを選ぶとよいでしょう。一方で、着席スタイルはさまざまな人と会話がしにくいというデメリットもあります。コミュニケーションを活発にする目的でイベントを開催するのであれば、自由に動き回れて気軽にあいさつなどもしやすい立食スタイルがオススメです。

テーブルの置き方

着席スタイル

着席の場合は丸テーブルを囲むようにイスを配置するか、長テーブルに向かい合うようにイスを配置するのがスタンダードです。「ステージが見えにくくなる場所はないか」「テーブルや参加者の間隔は狭くないか」などを意識しておきましょう。

立食スタイル

立食スタイルの場合は、会場の中心部に料理を配置することで導線を確保することができます。また、料理を会場の一角に配置して中心部に食事を楽しむテーブルを配置するのも一つの手です。ちょっとした休憩用や落ち着いて会話ができるように、会場の壁際にイスを配置しておくとよいでしょう。

ベストな200～300人規模会場を探そう！　各イベントホール・パーティー会場の比較

東京流通センター Bホール

基本情報

• 面積：949m²         
• 利用料金：420,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港・JR東京駅・JR品川駅などのターミナル駅からもアクセスしやすく、地方や海外からの参加者がいる場合も安心です。広い会場なので、場所を広く使った催しものやゲームなどを行うことができます。第二展示場は、トラックでの搬入も可能なので、さまざまな機材を用意してオリジナリティーあふれるイベントを行うことも可能。都内のイベント会場の中でも比較的費用を抑えられるのも大きな特徴といえるでしょう。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館展示ホール カトレアサロンB

基本情報

• 面積：450㎡
• 利用料金：500,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分とアクセス抜群な会場です。地下では駅に直結しているため、雨の日でも気軽に来場できます。12階には全部で3つのホールがあり、必要に応じてホールを組み合わせられるのもメリットの一つ。会場付帯設備やサービスとして駐車割引サービスや無料でWi-Fiの使用が可能というのもうれしいポイントです。

TOC五反田　Bホール

基本情報

• 面積：395.9㎡
• 利用料金：278,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセス可能なイベント会場です。平日は五反田駅から8分間隔で無料シャトルバスが運行しているのもこの会場の特徴。また提携ホテルにニューオータニイン東京があるため、遠方からの参加者の宿泊施設が必要な場合も安心です。