東京都内1000人規模のイベントホール選定ポイントと社員イベントの開き方

イベントホール選定のチェックポイント

イベントホール選びは立地や1000人という収容人数である程度絞ることが可能です。しかし、会場を選ぶ際はそれ以外にもチェックすべきポイントがあります。ここでは、イベントホールを選ぶ際に注目すべき5つのポイントをご紹介します。

雰囲気・会場のグレード

商談会等のビジネスシーンに適した会場なのか、会場をつくりやすいか、セミナー開催にふさわしいかなど、イベントの内容に合った会場を選ぶようにしましょう。

アクセス

支社・営業所のある企業では、社内イベントを行う際に地方や海外から社員が集まります。会場までのアクセスが悪いと、参加する社員に負担がかかります。「複数路線の駅からアクセスが可能か」「新幹線の発着駅や空港からのアクセスは良好か」などをチェックしておきましょう。

広さ

来場者の数と会場の広さ、キャパシティーを照らし合わせながら、適した広さの会場を選ぶことが重要です。ただし、席などの配置によっても必要な広さが変わるため、まずはレイアウト・用途を考えましょう。

ケータリング、貸出品などのサービス

イベントの内容に応じて備品やケータリングが必要になります。会場の貸出品、ケータリングの有無（または飲食物の持ち込みの可否）、机やイスのセッティングサービス、会場の禁止事項などをチェックしてください。

懇親会の会場、クロークなど必要なスペースがあるか

遠方の来場者も多くなる社内イベントでは、控室やクロークが必要となることもあるはず。そういったスペースをレンタルしたり確保したりできるのかチェックしておきましょう。

 

イベントに必須！主な貸出備品チェックポイント

「会場の候補は決まったけど、どんな備品が必要なのか」悩むこともあるのではないでしょうか。ここでは、社内イベントで必要になる代表的な貸出備品をご紹介します。

プロジェクター

1000人規模のイベントホールは、相応の広さがあります。遠くからでは壇上の様子をうかがうことができなかったり、展開されている資料が見えなかったりする可能性があるため、プロジェクターがあると安心です。

スクリーン

会場によってはスクリーンが備え付けではなく貸出備品になっている場合があります。プロジェクターと同時にスクリーンのレンタルも忘れないようにしましょう。

マイク

司会者や社員による進行やスピーチがある場合、マイクなどの放送設備は必須です。忘れずにレンタルしましょう。

ステージ

イベントの内容やレイアウトによってはステージを設置することもあるでしょう。立食形式のイベントの場合は、ステージを高くすると司会者等メインの人を目立たせることができます。

パーテーション

登壇を控えている人や表彰物・機材・荷物など、他の来場者から見えないようにするためのパーテーションはいろいろな用途に対応できます。ただし、イベントホール内にスペースが設けられていることもあります。

来場者の満足度アップ！社内イベント成功のヒント

おおまかにイベントの概要が決まったら、企画をブラッシュアップしていきます。来場者の満足度を上げることを考えて、よりよい社内イベントを目指しましょう。

コミュニケーションがとれる場でもあることを意識！

社内イベントは、普段はあまり会うことができない他部署の社員とコミュニケーションをとったり、社長から直接話を伺ったりすることもできるでしょう。ただ話を聞くだけのイベントではなく、“コミュニケーションがとれる場”という側面も持たせてみましょう。

社員参加型のイベントを考える

内容がイベント運営側からの一方的な内容では、来場者のモチベーションも上がりません。社員に寄り添い、一体感を感じることができる内容を考えていきましょう。また、参加型の企画を考えるのであれば、一部の人ではなく、社員全員が参加できるようなものにしましょう。

会場内にキッズ・ファミリーゾーンをつくる

子どものお世話など、家庭の事情で社内イベントに参加ができないという人も少なくないはず。社員の参加を促すために、キッズ・ファミリーゾーンを設けて家族も参加できるイベントを企画するという手段もあります。「子どもから大人までが楽しめる社内イベント」は来場者も増えてにぎやかなイベントになるでしょう。

ベストな1000人規模会場を探そう！　各イベントホールの比較

東京流通センター（Aホール）

基本情報

• 面積： 1,156m²
• 利用料金：510,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間
• 最寄り駅：流通センター駅より徒歩約1分

東京流通センターの特徴

羽田空港や東京駅などのターミナル駅からも近く、海外や遠方から来る社員がいる場合でもアクセスのよいイベントホールです。東京モノレール「流通センター駅」の目の前に会場があるため、イベントホールまでの誘導スタッフの配置などの負担を軽減することができます。東京流通センターには合計で6つの展示ホールがあり、イベントの規模に合わせて分割利用・一括利用といった使い方が可能です。また、都内の展示場の中では料金が比較的安いのも魅力です。テーブル・イス・簡易ステージといった基本的な備品のレンタル、ケータリングの利用が可能です。

サンシャインシティ　コンベンションセンター

基本情報

• 面積：475～12,513㎡
• 利用料金：348,480円～8,329,200円（基本使用料金）
• 利用時間：10:00～18:00（基本使用時間・税別）

サンシャインシティ　コンベンションセンターの特徴

池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは東池袋駅から徒歩3分、池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは水族館、ショッピングセンター、ホテルなどがある複合施設として多種多様な顧客が集まり、イベントでも集客が期待できます。サンシャインシティ内にはレストランがたくさんあるほか、ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館（ダイヤモンドホール+カトレアサロンB）

基本情報

• 面積：1,430㎡
• 利用料金：1, 450,000円～
• 利用時間：9:00～21:00
• 最寄り駅：有楽町駅より徒歩約1分、銀座駅より徒歩約3分

東京交通会館の特徴

有楽町駅や銀座駅の目の前に位置するイベントホールです。地下では駅に直結しているため、雨の日でも安心して来場できるイベントホールです。また、東京駅からも徒歩圏内といえるほど近いので、遠方からの来場者がある場合も安心でしょう。仕切りのパネル、イス、テーブル、プロジェクター、スクリーンなど基本的な備品はレンタルすることができます。

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデン（B1 HALL A+B）

基本情報

• 面積：1,233m²
• 利用料金：2,200,000円～
• 利用時間：基本使用12時間以上/1日
• 最寄り駅：渋谷駅より徒歩約10分、神泉駅より徒歩約6分

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデンの特徴

渋谷の喧騒から少し離れた道玄坂の上に位置するイベントホールです。渋谷駅には多くの路線が乗り入れているため、アクセスしやすくなっています。渋谷駅からは徒歩約10分、神泉駅からは徒歩約6分です。テーブル・イスといった什器からプロジェクター、スクリーン、スポットライト、ワイヤレスマイク、ピンマイクなどの機材のレンタルが可能です。ベルサールは、渋谷以外にも都内数か所に貸し会議室やイベントホールがあるため、使いやすいエリアの会場を探してみましょう。