東京都内でレンタルできるイベントホール選定チェックポイント

社内イベントの会場選定チェックポイント

イベントの内容

まずはそのイベントが何を目的としているのかを確認しておくことが必要です。入社式、表彰式、社員総会など目的によって会場の広さ・レイアウト・必要な機材や設備なども変わるため、非常に重要なポイントです。

イベントの日程

イベント会場は、繁忙期には1年以上前から予約が埋まってしまうことも少なくありません。そのため、日程を早めに決めておく必要があります。具体的な日程を決めるのが難しい場合は、いくつか候補日を挙げておきましょう。

参加予定人数

参加予定人数が分からなければ、どの程度のキャパシティーの会場を選べばよいのかも決められません。参加者の人数など、ある程度の目安を把握しておきましょう。

アクセス

会場の場所によって、会場までの移動時間や経費も変わり、参加人数を左右する要素にもなります。地方や海外に支社・営業所がある場合は、遠方から来る社員のことも考えておかなければいけません。立地のよい会場は予約も埋まりやすいため、いくつか候補を用意しておくとよいでしょう。

予算

イベントにかかる費用の中でも、会場費は大部分を占めることになります。会場自体の費用はもちろん、日程を変更した際のキャンセル料や機材のレンタル費など、しっかりと料金を把握したうえで会場を選ぶようにしましょう。

社内イベント成功のコツ

せっかく社内イベントを開催するのであれば、誰もが「有意義なものにしたい」と思うはず。では、イベントをよりよいものにするためにはどのようなポイントを意識すればよいのでしょうか。

イベントの目的を明確にしておく！

入社式・表彰式・社員総会など、さまざまな社内イベントがありますが、大事なのは「そのイベントが何を目的としているのか」ということです。イベントを企画している際にイベントの開催自体が目的となってしまうケースがあります。イベントは開催がゴールではありません。コミュニケーション促進、モチベーション向上、企業のもつビジョンや課題の共有など、イベントの目的を明確にしてから企画しましょう

会場はイベントを左右する大きなポイント！

ホテル、レンタルスペース、イベントホールなど、会場の候補となる場所はたくさんあります。その中から開催するイベントに合った会場を選ぶことが重要です。会場のアクセス・日時・用途はもちろん、計画している演出が本当にその会場で行えるのかなどを確認しながら会場を選びましょう。

イベントホールで開催できる社内イベントの種類

社員総会

社員総会とは、半期や年次ごとに全社員が集まり、会社の方針・ビジョン・戦略を共有するイベントです。全社員が集まるため、社員同士のコミュニケーションの場としても機能します。事業方針の発表や表彰式がメインですが、社員同士の交流につながる出し物が行われることもあります。

表彰式

表彰式は日頃の成果にスポットライトを当てることで、社員のモチベーションアップにつながる行事です。また、優秀な人材の流出を防いだり、顧客からの声を全員で共有したりする場でもあります。

研修

社員のスキルアップに関する教育を行うイベントです。講義・グループワーク・ワークショップなどの形式で真面目に行われるものが一般的ですが、褒賞として旅行などをプレゼントする研修が行われることもあります。

入社式

日本特有の行事で、新入社員に企業や組織の一員としての自覚をもってもらうという目的があります。また、企業によってはメディアから注目されることもあり、企業をアピールできる場として活用することも可能です。水族館の入社式で水槽の中で辞令を受け取ったり、靴のお手入れ用品を扱う会社で新入社員がお互いに靴を磨きあったりなど、オリジナリティーのある入社式を行っている企業もあります。

イベントホールの活用例

• 表彰式
• 社内周年イベント
• 新年会
• 立食パーティー
• 運動会

各イベント・展示会場の比較

東京流通センター（A～Fホール一括使用）

基本情報

• 最大面積：8,446m²
• 最大収容人数：約8,220人
• 利用料金：3,800,000～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港や東京駅・品川駅といったターミナル駅からも近く、地方や海外の営業所から社員を招集する場合もアクセスは良好です。少人数でも使える会議室から数千人単位の人を収容できるホールがあり、さまざまな社内イベントに活用することができます。都内のホールの中では比較的料金が安いのもメリットの一つです。

サンシャインシティ

基本情報

• 最大面積：12,513㎡

• 利用料金：8,329,200円～

• 利用時間：10:00～18:00

サンシャインシティ展示ホールの特徴

「サンシャインシティ」は、池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは、JR池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは幅広い年齢層の方が訪れる複合施設なので、集客が期待できます。観光バスの発着所としても利用可能なバスターミナル、サンシャインシティプリンスホテルが併設されていることもあり、広範囲の地域からお客様を呼び込むことができるでしょう。ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館（12階全室使用）

基本情報

• 最大面積：1,960㎡
• 最大収容人数： 記載なし
• 利用料金：1,900,000円～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館展示ホールの特徴

有楽町駅や銀座駅から徒歩で3分ほどの場所にあり、東京駅や品川駅などのターミナル駅からのアクセスも抜群です。12階は二つのホールからなっており、参加人数によってホールの使い分けをすることもできます。

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデン（地下1階 HALL A+B+C）

基本情報

• 最大面積：2,884㎡
• 最大収容人数：2,700名（最大）
• 利用料金：4,900,000円～
• 利用時間：基本使用12時間以上/1日

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデンの特徴

最寄りの渋谷駅から徒歩約10分ながら、少し落ち着いた場所に位置するイベントホールです。地下1階イベントホールは防音性が確保されており、セミナーから華やかなイベントまでさまざまな使い方ができます。住友不動産ベルサールは、ほかにも日本橋・神田・新宿・飯田橋など都心に30件ほどのホールや会議室を展開しています。