東京都内のイベント・展示会場選定チェックポイント

探す前にイベント概要のチェックを！

会場選びはもちろん、レイアウトや演出など、さまざまな要素を決定していく軸となるため、イベントの概要や目的をはっきりさせてから会場を選定しましょう。

会場の活用例

• 資格試験（教育関係）
• 商品の展示会（食品メーカー）
• 学生向け就職セミナー（人材会社）
• アイドルの握手会（企画会社）
• 企業パーティー（出版社）
• ゲーム大会（企画会社）

など

「この企画内容で会場が使えるのかわからない」という場合は、会場に問い合わせをしてみましょう。

会場比較のチェックポイント

会場を選ぶ際は、いくつかの候補の中から条件を比較して選ぶのが一般的です。会場を比較する際にまず気になるのが、ハード面の情報ではないでしょうか。

 

• キャパシティー
• アクセス
• 費用
• 内装
• 用途に対応できるか

 

上記のようなハード面の情報だけではなく会場内の平面図、レンタル可能な備品（スクリーン・プロジェクターなど）のスペックも比較しておくことが大切です。

そういった情報の中でも、まずは「キャパシティー」を重視して会場を選びましょう。

 

• 席のレイアウトを考慮しても想定した人数が収容できる
• 予定するレイアウトが実現できるコンセント位置である
• スクリーンが大きくて見やすい
• プロジェクターが明るく、スクリーンもハッキリ見える
• マイクの音が聞き取りやすい
• 機材の使い方が理解できている

 

また、上記のようなポイントも忘れずにチェックしましょう。失敗やトラブルを防ぐためにも会場の比較は慎重に行いましょう。

試験やセミナーなどを開催する場合

試験やセミナーなどを開催する場合は、席を設置する必要があります。その際は開催する内容に適した席のレイアウトを考えることが重要です。レイアウトは大きく分けて以下の三つに分類されます。想定しているレイアウトと、収容予定人数が一致しているか必ず確認してください。

 

1. スクール形式

試験やメモを取るセミナーの場合は、テーブルとイスを設置したスクール形式にするのが一般的です。少人数のケースはもちろん、100名以上など、さまざまな規模感に利用できますが、テーブルとイスを設置しなければいけないため、かなりのスペースが必要です。その点は注意しましょう。

 

2.シアター形式

参加者がメモを取る必要性がないトークイベントなどでは、イスのみを設置するシアター形式を採用することも多いです。イスを置くだけなので席数を多く用意することができ、予定よりも来場者が多い場合でも対応しやすいというメリットがあります。ただし、１人当たりのスペースが狭くなるのでイベントが長時間にわたると疲れやすくなってしまうことを考慮しましょう。

 

3.アイランド形式（島型形式）

テーブルをつなげて大きなデスク（島）をつくるレイアウトです。ワークショップなど参加者をグループ分けして行うセミナーなどにはこのレイアウトを採用するとよいでしょう。

 

展示会などを開催する場合

展示会などを開催する場合はイスを使わないレイアウトが多いです。会場内にイスを設置しない場合は、来場者やスタッフがスムーズに移動できる効果的な動線を意識する必要があります。人の流れを考慮し、多くの来場者が集まっても歩きやすいレイアウトを念頭に置き、会場の比較を行いましょう。災害時の避難経路も忘れずに確認してください。

 

各イベント・展示会場の比較

東京流通センター

基本情報

• 最大面積：8,446m²
• 利用料金：3,800,000円～
• 利用時間：9:00～18:00　※基準時間

東京流通センターの特徴

羽田空港やJR東京駅、JR品川駅といったターミナル駅からも近く、地方や海外からの集客が期待できます。10tトラックでの搬入も可能で、幅のあるスロープなど搬入口のユーザビリティも高いので機材が搬入しやすくなっています。ケータリングやお弁当のサービスだけでなく、館内にレストランもあり、昼食のお弁当からイベント終了後の懇親会までを一括で手配できます。利用料金が安く、費用を抑えられるのも大きな特徴の一つです。

サンシャインシティ

基本情報

• 最大面積：12,513㎡
• 利用料金：8,329,200円～
• 利用時間：10:00～18:00

サンシャインシティの特徴

「サンシャインシティ」は、池袋の人気スポット「池袋サンシャインシティ」の中にある展示ホールです。アクセスは、JR池袋駅から徒歩8分。サンシャインシティは幅広い年齢層の方が訪れる複合施設なので、集客が期待できます。観光バスの発着所としても利用可能なバスターミナル、サンシャインシティプリンスホテルが併設されていることもあり、広範囲の地域からお客様を呼び込むことができるでしょう。ケータリングサービスも利用可能です。

東京交通会館

• 最大面積：2,160㎡
• 利用料金：2,120,000～
• 利用時間：9:00～21:00

東京交通会館の特徴

「東京交通会館」は、JR有楽町駅や東京メトロ銀座駅から徒歩3分と、アクセス抜群です。12階は2つのホールがあり、展示会や商談会、ファッションショーの開催も可能。搬入に関しては、高さ2.1m以下の車両は地下3階貨物ELV前から、高さ2.1mを越える車両の場合は1階路上からの搬入出となります。路上からの搬入では4tトラック2台までが縦列停車できます。

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデン

• 最大面積：3,571㎡
• 利用料金：5,800,000円～
• 利用時間：基本使用12時間以上/1日

住友不動産ベルサール 渋谷ガーデンの特徴

「住友不動産ベルサール 渋谷ガーデン」はJR渋谷駅から徒歩10分、駅前の喧騒から少し距離を置ける、落ち着いた場所のイベントホールです。地下1階イベントホールは防音設備があるため、コンサートやファッションショーを開催することもできます。4t車によるダイレクトな搬入も可能なので、大型催事も問題なく行うことができるでしょう。また、収容人数や面積はそれぞれ異なりますが、ベルサールは新宿、飯田橋、神保町などにもホールを展開しています。

TOC五反田

• 最大面積：6,769㎡
• 利用料金：4,753,000円～
• 利用時間：9:00～17:00　※展示会場として使用した場合

TOC五反田の特徴

「TOC五反田」は、JR五反田駅から徒歩10分、東急池上線大崎広小路駅、東急目黒線不動前駅からもアクセス可能です。平日は五反田駅から便利な無料シャトルバスが運行しています。8分間隔の運行で、土日祝日・年末年始は原則運休です。展示商談会、販売会、各種試験、レセプションなど幅広い用途で使用できます。荷物専用エレベーターを完備しています。

 

会場を下見するときに見るべきポイントって？

イベントや展示会場の選定に下見は不可欠。イベント当日に慌てることのないよう、ここでは現地で下見をする際にチェックしておくべきポイントをご紹介します。

 

使用する機材について

会場で使用可能な機材や備品、サイズなどを確認しましょう。機材の接続テストをしておくと安心です。

搬入口や搬出経路

搬入する機材に対して十分な広さがあるか、搬入しやすいかどうか確認します。運搬の距離、段差の有無などは現地で見るのが一番です。搬入経路の高さや幅はメジャー等で計ってメモするか、詳しい資料や図面をもらいましょう。

空調、喫煙所、トイレ、バリアフリー

この四つは、来場者の印象を大きく左右するポイントなので、機能性や清潔さ・快適さなど細かい点までしっかりチェックしておきましょう。車いすやベビーカー、大きなキャリーケースなどを利用する来場者がいる場合は、エレベーターの広さと位置も重要です。

 

以上が資料や写真だけでは判断しにくい実際に見たり、試したりした方がよいポイントです。男女を含めた複数人のグループで下見を行うとトイレなどもチェックでき、さまざまな角度から設備を見られるため、おすすめです。