オンラインイベント（展示会）の種類・開催方法・費用相場を徹底解説！

オンラインイベント（展示会）とは

オンラインイベント（展示会）とは、Webを活用したバーチャル空間(仮想空間)で行なうイベント（展示会）のことで、「Web展示会」や「バーチャル展示会」とも呼ばれています。Web上で行なわれるため会場へ出向く必要がなく、地方や海外の人にも気軽に参加してもらうことが可能です。また、会場オペレーションの人件費が不要なため、コストを抑えつつ集客の幅を広げられます。

オンラインイベント（展示会）の特徴

オンラインイベント（展示会）の主な特徴としては以下の5つが挙げられます。

時間と場所に縛られない

リアルイベント（展示会）は日時や開催場所が決まっているため、「都合が悪い」「会場が遠い」などの理由で参加を断念されてしまうケースも少なくありません。しかし、オンラインイベント（展示会）の場合はインターネット環境さえあればいつでもどこでも参加できるので、リアルイベント（展示会）よりも参加への敷居が低いともいえます。

来場者分析がしやすい

オンラインイベント（展示会）では、イベント（展示会）の申し込みから支払いまですべてがオンライン上で行なわれます。そのため、リアルイベント（展示会）に比べて来場者のデータ分析が容易になるケースもあるでしょう。

集客の幅が広がる

時間や場所に制約がないので、地方の方はもちろん、海外にいる人にも参加してもらうことができます。

バラエティに富んだ展示方法

オンラインイベント（展示会）の展示方法はさまざまで、最新のテクノロジーを駆使した魅力的な展示ブースを作ったり、工夫次第ではその場にいるような臨場感を出したりすることも可能です。また、相談や商談などはチャットやZoomなどのオンライン対面ツールを使用するケースもあります。

オンラインイベント（展示会）の展示方法の種類

オンラインイベント（展示会）では、魅力的な演出で展示商品をより魅力的に見せることが可能です。ここでは展示方法の一部として以下の4つをご紹介します。

360°画像ブース

ブースの設置場所を360°パノラマカメラで撮影し、そこに商品や広告を設置するという方法です。パノラマカメラを準備する必要がありますが、来場者にリアルイベント（展示会）に近い視野で情報を見てもらうことができます。

2Dブース

ブースとして使用する場所を2D画像（平面写真など）で設置し、画像の中に商品や広告のリンクを貼り付けするという方法です。特殊な機材などは必要なく、3DCGブースよりも低コストで開催することができます。ただし、3Dに比べると臨場感に欠けるため、魅力的に見せる工夫が必要です。

ウェビナー型

「Ｗｅｂセミナー」の略語で、「オンラインセミナー」とも呼ばれるものです。ウェビナー型では、オンラインツールを使ってセミナーやイベントを開催します。イベント（展示会）ならではの雰囲気は感じられませんが、時間・場所にとらわれず参加できるため、多くの集客を望めます。

オンラインイベント（展示会）の費用相場

オンラインイベント（展示会）の費用は、展示会の構築方法やその内容によって変わってきます。企業にもよりますが、安価なパッケージを利用する場合は数十万円、そうでない場合は百万から数百万円かかるのが一般的です。

 

オンラインイベント（展示会）における費用対効果の算出方法

オンラインイベント（展示会）は費用対効果がなかなか予想できないという面がありますが、仮説を組み立てていくことである程度の算出が可能です。

1. 開催の目的
2. 費用回収期間
3. 目標商談数
4. 受注率
5. 費用回収期間内の平均収益
6. 開催費用・予算

このうち、イベント（展示会）で得られる収益（3,4,5）が開催費用・予算（6）を上回っていれば、費用対効果が合うと判断できます。

オンラインイベント（展示会）開催の流れ

オンラインイベント（展示会）の開催方法は出展方法によって異なりますが、基本的には以下の流れで進めていきます。

1．企画・コンセプトを明確にする

何のためにイベント（展示会）を開催するのか、イベント（展示会）でどんな成果を得たいのか、そのためにはどんなアプローチで企画を進めていけばよいかなどを、できるだけ具体的に決めます。

2．出展方法を決める

最初に合同開催（プラットフォーム）か自社開催かを決め、そこから自社に合った出展方法を決めていきます。

なお、合同開催（プラットフォーム）とは主催者が用意したプラットフォーム上に出展するスタイルを、自社開催は自社が構築したプラットフォーム上で出展するスタイルを指します。

3．目標を決める

どれくらいのリード（見込み顧客）を獲得するために、誰が、どのようにアプローチするのかを明確にし、成果の目標を設定します。

4．告知をする

メールや広告でイベント（展示会）開催の告知を行ないます。ページが完成してから告知するのが理想的ですが、完成に時間がかかる場合は仮のテイザーサイト（限られた情報のみ掲載したサイト）を使って告知すると良いでしょう。

5．当日の準備

オンラインイベント（展示会）の場合、当日の人員は1名もしくは数名となるのが一般的です。オペレーションの内容や、参加メンバーのうち誰が対応するのかなど役割分担を確認して当日に備えます。

6．開催当日

当日は動画やコンテンツを設置しておくことがほとんどなので、リアルタイムで対応することはほとんどありません。しかし、急な質問やトラブルがあったときのために備えておくことが大切です。また、トラブル対応についてはプラットフォームの提供者と事前にすり合わせを行なっておくと安心です。

7．開催後

参加者や商談を予約してくれた方たちにお礼メールを送り、追客活動を行ないます。これについても、使用するメールツールやアプローチの方法などを事前に明確にしておくとで、機会損失を効果的に防ぐことが期待できます。

必要に応じてリアルイベント（展示会）の検討も

さまざまな魅力があるオンラインイベント（展示会）ですが、「展示商品に触れることができない」「ブースへの呼び込み、チラシの配布ができない」といったデメリットがあるのも事実です。

一方、リアルイベント（展示会）なら実際に商品を手に取って見ることができるほか、来場者と直接コミュニケーションを取ることが可能。商材の魅力をよりリアルに伝えることで、売上アップや印象アップが期待できます。また、どのような部分に好意的な反応を示すのか、興味を示しにくいのかなど、来場者の素直な反応を目の前で見られるというのも大きなメリットです。

ただし、リアルイベント（展示会）は多くの人が会場に集まることになるため、開催には新型コロナウイルス感染症対策の徹底が必須になります。