今さら聞けない議事録の目的と書き方まとめ

議事録の目的を再確認しよう

まずは「議事録の目的」を改めて確認しておきましょう。議事録を書くからには、事前に会議や打ち合わせが行われているはずです。出席者なら内容はすべて把握しているはずですから、議事録なんてそれほど意味を持たないのでは？と思われるかもしれませんね。

しかしご存知の通り、人の記憶とは非常に曖昧なものです。会議から日にちが経過すればするほど、「会議でどんなことを話したか」という記憶は薄れていきます。

「言った、言わない」のトラブルを起こさないように、「誰が何を言ったか」を明確に残しておくためのものとして議事録は必要なのです。

またその会議には、社員全員が出席するとは限りません。事情により欠席する社員もいるでしょうし、出席する権限を持たない社員もいるでしょう。議事録は、そのような人達に決定事項を知らせるための役割も担っています。

議事録に記載すべき事項とは？

議事録の書き方は会社によってある程度決まりがありますが、基本的には以下のような項目から構成されることがほとんどです。

• 議題
• 開催日時
• 開催場所
• 出席者
• 会議の目的
• 決定事項
• 会議の内容
• 懸案事項、課題など
• 補足

ほとんどの場合、社内にはすでに議事録のフォーマットが存在するはずです。そのフォーマットに沿って書けば、必要最低限の記述漏れを防ぐことができますし、フォーマット段階から作成する手間も省けます。一度社内で確認してみましょう。

「良い議事録」の書き方

議事録はスピードが命！埋められる項目は事前に入力を

「議事録は24時間以内に提出」とよく言われます。

議事録を書くにあたって、いくら会議中にメモを取ったり会話を注意深く聞いたりしても、やはり限界があります。途中で「あれっ、ここはどう話していたんだったかな？」という箇所が必ず出てくるものです。

そんな時は他の出席者に確認をする必要がありますが、時間が経つと何が正解かはっきりしなくなりますよね。だからこそまわりの人の記憶にも鮮明に残っている、早い段階で仕上げるのが望ましいのです。

決定事項は冒頭に、正確に！

会議を開くからには、「議題」や「テーマ」が設定されているはずです。そして会議中に何かしらの「決定事項」がありますよね。議事録もビジネス文書の一つですから結論からまず先に書き、その後に至った経緯などを記載しましょう。

その会議の中で、もっとも重要なのが決定事項です。ここには絶対に間違いや記載漏れがないように、細心の注意を払いましょう。万が一正確性に自信がなければ、曖昧なままにせず、他の参加者や上司へ確認してください。

会議の内容は5W1Hを基本とする

わかりやすい文章の基本は5W1Hです。つまり「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」ですね。これらをきっちりとおさえて書くと、誰にでも伝わる良い議事録になります。

特に「誰が・何を言ったか」という点は、言った・言わないを避ける上でも非常に重要です。

懸案事項は最後に記載する

その会議中に解決できなかった事項や、新たに生じた問題点などについては、次回へ持ち越しとなる場合もあるでしょう。参加者の誰かに、課題として役割が振られることもあります。

そういった内容については議事録の最後に記載しておくと、次回の会議時にすぐ確認できるので便利です。